Cómo editar en Excel Online

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Por Greg Harvey

Microsoft ofrece varias aplicaciones web de Office Online para Word, Excel, PowerPoint y OneNote como parte de su cuenta de Windows y almacenamiento OneDrive en la nube. Puede utilizar Excel Online para editar las hojas de trabajo guardadas en su OneDrive online directamente en su navegador web.

Esto es muy útil en aquellas ocasiones en las que se necesita hacer ediciones de última hora en una hoja de Excel pero no se tiene acceso a un dispositivo en el que está instalado Excel 2019. Siempre que el dispositivo tenga conexión a Internet y ejecute un navegador web compatible con Excel Online (como Internet Explorer en una tableta Surface Pro o incluso Safari en un MacBook Pro), podrá realizar ediciones de última hora de los datos, fórmulas e incluso gráficos que se guardan automáticamente en el archivo del libro de trabajo de Excel en su OneDrive.

Lo mejor de usar Excel Online para editar una copia de su libro de trabajo en línea es que se ejecuta con éxito en las últimas versiones de Edge Explorer de Microsoft, así como en las últimas versiones de muchos otros navegadores web populares, incluyendo Mozilla Firefox para Windows, Mac y Linux, así como el navegador web Safari de Macintosh en el iMac y el iPad.

Para editar un libro de trabajo guardado en su OneDrive con Excel Online, siga estos sencillos pasos:

  1. Inicie el explorador web en su dispositivo compatible con la aplicación web Excel y, a continuación, vaya a Office.live.com e inicie sesión en su cuenta de Windows La página web de Microsoft Office Home le da la bienvenida a su cuenta de Office 365. En Aplicaciones de esta página, verás un montón de botones para cada una de las aplicaciones en línea.
  2. Haga clic en el botón Excel en Apps.Excel Online y visualice una pantalla de bienvenida a Excel en su navegador web. Esta pantalla es algo similar a la pantalla Abrir en Excel 2019. En la parte superior de esta pantalla, debajo de la etiqueta Nuevo, aparece un grupo de miniaturas de plantillas en una sola fila, empezando por Nuevo libro de trabajo en blanco. Debajo de la fila de plantillas de Excel, verá las siguientes opciones para seleccionar el archivo que desea editar: Seleccionar un libro de trabajo guardado en OneDrive para abrirlo y editarlo en Excel Online. Reciente (el predeterminado) para listar todos los libros de trabajo que se han cargado recientemente en su OneDrive.Compartir conmigo para listar sólo los archivos de libros de trabajo que han sido compartidos con usted. Descubra para listar los libros de trabajo compartidos en los que otros están trabajando actualmente. Subir y abrir para mostrar un cuadro de diálogo donde puede seleccionar un archivo de libro de trabajo local para subir y guardar en OneDrive para editar con Excel Online. Tenga en cuenta que si el dispositivo en el que está utilizando Excel Online tiene Excel instalado, aparecerá el cuadro de diálogo Abrir de Excel. Si no puede localizar el archivo del libro de trabajo que desea editar con estas opciones, haga clic en el cuadro de texto Buscar aplicaciones, documentos, personas y sitios en la parte superior de la pantalla de bienvenida a Excel y comience a escribir su nombre de archivo aquí. A medida que escribe, Excel Online mostrará una lista de resultados que coinciden con los caracteres que ha introducido.
  3. En cuanto seleccione el nombre del archivo del libro que desea editar, Excel Online abre el libro en una nueva pestaña del explorador web, en la vista Edición completa con un botón Archivo y las pestañas Inicio, Insertar, Datos, Revisar y Ver cinta.Utilizando Excel Online para editar un libro de trabajo guardado en OneDrive en mi navegador web, puede utilizar los botones de opción de las pestañas Inicio e Insertar (la mayoría de los cuales son idénticos a los que se encuentran en las pestañas Inicio e Insertar de la cinta de Excel 2019) para modificar el diseño o el formato de los datos y gráficos de cualquiera de sus hojas. Puede utilizar las opciones de la ficha Datos para recalcular su libro de trabajo de Excel y clasificar los datos en orden ascendente o descendente en sus hojas de trabajo. También puede utilizar las opciones de Revisar, añadir y mostrar comentarios en las celdas de las hojas de trabajo, así como las opciones de la ficha Ver para desactivar Encabezados y Líneas de grilla y volver a la vista Lectura. Tenga en cuenta que si abre un archivo de libro de trabajo en Excel Online que contiene características que no se pueden mostrar en su navegador, el archivo se abrirá en una nueva pestaña sin la cinta y aparecerá una alerta de «Hay algunas características en su libro de trabajo que no se pueden mostrar en el navegador» encima del área de la hoja de trabajo. Para continuar y editar una copia del archivo del libro de trabajo con Excel Online sin las funciones que no se pueden mostrar, haga clic en el botón desplegable Editar libro de trabajo y, a continuación, en el menú desplegable, haga clic en la opción Editar en navegador (si Excel está instalado en el dispositivo y desea acceder a todas las funciones del libro de trabajo, haga clic en la opción Editar en Excel). Al seleccionar la opción Editar en el navegador, aparece un cuadro de diálogo Editar una copia. Al hacer clic en el botón Editar una copia, aparece un cuadro de diálogo Guardar como que muestra Editable adjunto al nombre de archivo original. Después de hacer clic en Guardar en esta ventana de diálogo, la copia del archivo original del libro de trabajo se abre en Excel Online en la vista Editar.
  4. Cuando haya terminado de editar el libro de trabajo de Excel, haga clic en el botón Cerrar de la ficha del explorador web para guardar los cambios. Si desea guardar una copia con un nuevo nombre de archivo en la misma carpeta de OneDrive, haga clic en Archivo → Guardar como y, a continuación, haga clic en la opción Guardar como para abrir un cuadro de diálogo Guardar como en el que puede editar el nombre de archivo que aparece en el cuadro de texto antes de hacer clic en el botón Guardar. (O seleccione la casilla Sobrescribir archivos existentes si desea guardar los cambios con el mismo nombre de archivo).

La aplicación Excel Online es un genio a la hora de realizar cambios sencillos de edición, formato y diseño en los datos y gráficos de su hoja de cálculo mediante comandos comunes en su pestaña Inicio, Insertar e incluso Herramientas de gráficos (cuando se selecciona un gráfico). Sin embargo, Excel Online no tiene soporte para objetos gráficos aparte de las formas e imágenes guardadas en el disco que puede insertar con opciones de formato y edición muy limitadas.

Para aquellos momentos en los que necesite más opciones de edición, puede abrir el libro de trabajo en una copia local de Excel (suponiendo que el dispositivo que esté utilizando tenga instalada alguna versión compatible de Excel) haciendo clic en el botón de comando Editar en Excel de la cinta. O bien, puede descargar una copia del libro de trabajo de Excel a la computadora de su oficina local (donde tiene Excel 2019 instalado) seleccionando Archivo → Guardar como → Descargar una copia y hacer las modificaciones más avanzadas a esta copia descargada del archivo después de regresar a la oficina.

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