Cómo editar libros de trabajo de Excel 2016 en línea con Office 365

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Por Greg Harvey

Microsoft ofrece versiones en línea de Word, Excel, PowerPoint y OneNote como parte de la cuenta de Office 365 que le proporciona su almacenamiento OneDrive en la nube. Puede utilizar Excel Online para editar las hojas de trabajo guardadas en su OneDrive online directamente en su navegador web.

Excel Online es muy útil cuando necesita realizar ediciones de última hora en una hoja de trabajo pero no tiene acceso a un dispositivo en el que esté instalada una copia del programa Excel. Siempre que el dispositivo tenga conexión a Internet y ejecute un navegador web compatible con la aplicación web Excel Online (como Internet Explorer en una tableta Microsoft Surface o incluso Safari en un Apple iPad o MacBook Air), podrá realizar ediciones de última hora de los datos, fórmulas e incluso gráficos que se guardan automáticamente en el archivo del libro de trabajo de su OneDrive.

Para editar un libro de trabajo guardado en su OneDrive con la aplicación web de Excel, siga estos sencillos pasos:

  1. Inicie el explorador web en el dispositivo compatible con la aplicación web de Excel y, a continuación, vaya a la página web de Microsoft Office Online.A Colaborar con Office Online en la que se muestra información acerca de lo que aparece.
  2. Aparece un banner de Bienvenido a Excel Online en el que puede iniciar sesión en su cuenta de Microsoft. Se abre una pestaña de Microsoft Excel Online en su navegador web que muestra una lista de todos los archivos del libro de trabajo guardados en su OneDrive que ha editado recientemente.
  3. Para editar un archivo de libro de trabajo de Excel que no aparece en la lista Reciente, haga clic o puntee en el botón Abrir desde OneDrive en la parte inferior de la lista. En un panel en el lado izquierdo de esta página, verá una lista de todas las carpetas de archivos que tiene en su OneDrive. La carpeta seleccionada en este panel muestra todos los archivos que contiene.
  4. Seleccione la carpeta apropiada y, a continuación, active la casilla de verificación situada delante del nombre del archivo del libro de trabajo que desea editar en Excel Online para seleccionar el archivo.Cuando selecciona el nombre del archivo del libro de trabajo de Excel que desea editar, se selecciona el botón Ver detalles (que muestra el nombre del archivo y la fecha de la última modificación en una lista) y también hace clic o puntea en el botón de visualización del panel de detalles, la página de OneDrive muestra el estado de uso compartido actual del archivo debajo de una lista de opciones de visualización y edición en el panel de detalles en el lado derecho de la página, tal como se muestra.Seleccionando el libro de trabajo de Excel en OneDrive para editar en línea en Excel Online.
  5. Haga clic en el botón desplegable Abrir seguido de la opción Abrir en Excel Online (o simplemente haga clic en el nombre de archivo del libro de trabajo) Su navegador web abre el libro de trabajo en Excel Online en una nueva pestaña del navegador (similar a la que se muestra en la siguiente figura) que reemplaza la página de OneDrive. Este libro de trabajo contiene todas las hojas de trabajo que ha colocado en el archivo con sus pestañas mostradas. Puede utilizar los botones de comando de las pestañas Inicio e Insertar (la mayoría de las cuales son idénticas a las que se encuentran en las pestañas Inicio e Insertar de la cinta de Excel 2016) para modificar el diseño o el formato de los datos y gráficos en cualquiera de sus hojas. También puede agregar nuevos datos a las hojas de trabajo, así como editar los datos existentes tal como lo hace en Excel 2016.
  6. Si desea guardar una copia con un nuevo nombre de archivo en la misma carpeta de OneDrive, seleccione File→Save Como y, a continuación, edite el nombre de archivo que aparece en el cuadro de texto del cuadro de diálogo Guardar como antes de hacer clic en su botón Guardar (o seleccione la casilla Sobrescribir archivos existentes si desea guardar los cambios con el mismo nombre de archivo).

La aplicación web de Excel es capaz de realizar cambios sencillos de edición, formato y diseño en los datos y gráficos de la hoja de cálculo mediante comandos comunes en las pestañas Inicio, Insertar e incluso Herramientas de gráficos (cuando se selecciona un gráfico) o bien añadiendo y editando comentarios en la pestaña Revisar. Sin embargo, la aplicación web no soporta la edición de ningún tipo de objeto gráfico, como las formas que dibujas, y otros tipos de gráficos que has añadido. (Los gráficos son el único tipo de objetos gráficos de Excel que Excel Online puede manejar.)

Para hacer modificaciones a los elementos de su hoja de trabajo que no son compatibles con Excel Online, tiene dos opciones. Puede abrir el libro de trabajo en una copia local de Excel (suponiendo que el dispositivo que está utilizando tenga Excel 2010 o 2016 instalado) haciendo clic en el comando Abrir en Excel a la derecha inmediata del cuadro de texto Dime lo que quieres hacer. O puede descargar una copia del libro de trabajo a la computadora de su oficina local (donde tiene Excel 2016 instalado) seleccionando File→Save As→Download a Copiar y hacer las modificaciones más avanzadas a esta copia descargada del archivo después de regresar a la oficina.

No se olvide de la aplicación Excel de Microsoft para el iPad y el iPhone de Apple, si utiliza cualquiera de estos dispositivos. La aplicación gratuita está disponible para su descarga en el App Store (sólo tiene que buscar Microsoft Office o Excel). La aplicación Excel le permite crear nuevos archivos de libro de trabajo y acceder a todos los archivos de libro de trabajo de Excel que almacena en su OneDrive desde su iPad o iPhone.

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