Cómo editar un libro de trabajo importado en Excel

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Por Stephen L. Nelson, E. C. Nelson

Al importar un libro de trabajo, a veces verá que los datos, aunque bien formateados, no aparecen como una tabla de Excel. A menudo se encontrará con situaciones como ésta. Puede utilizar varias técnicas de edición de libros de trabajo para limpiar un libro de trabajo.

Borrar columnas innecesarias

Para eliminar columnas innecesarias (pueden ser columnas en blanco o columnas que almacenan datos que no necesita), haga clic en la letra de la columna para seleccionarla. A continuación, seleccione el comando Eliminar de la ficha Inicio.

Puede seleccionar varias columnas para varias eliminaciones manteniendo pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, haciendo clic individualmente en las letras de las columnas.

Borrar líneas innecesarias

Para borrar líneas innecesarias, siga los mismos pasos que para borrar columnas innecesarias. Simplemente haga clic en el número de fila y luego elija el comando Eliminar de la pestaña Inicio. Para eliminar varias filas, mantenga pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, seleccione los números de fila para cada una de las filas que desee eliminar. Después de hacer sus selecciones, elija el comando Eliminar de la pestaña Inicio.

Redimensionar columnas

Para cambiar el tamaño (ampliar el ancho de) una columna para que su contenido se muestre claramente, haga doble clic en la esquina derecha del buzón de la columna o haga clic en Autoajustar ancho de columna en el menú desplegable del botón Formato (ficha Inicio). Por ejemplo, la columna H es demasiado estrecha para mostrar sus valores. Excel muestra varios signos de libra (###########) en las celdas de la columna H para indicar que la columna es demasiado estrecha para mostrar adecuadamente sus valores.

Simplemente haga doble clic en la etiqueta de la letra de la columna y Excel redimensionará la columna para que sea lo suficientemente ancha como para mostrar los valores o etiquetas almacenados en esa columna. Aquí, Excel ha redimensionado el ancho de la columna H para mostrar sus valores.

También puede cambiar el tamaño de una columna seleccionándola y luego eligiendo el comando Ancho de la pestaña Inicio Format→Column Cuando Excel muestra la ventana de diálogo Anchura de columna, puede introducir un valor mayor en el cuadro de texto Anchura de columna y, a continuación, hacer clic en Aceptar. El valor que se introduce es el número de caracteres que pueden caber en una columna.

Para los violinistas inclinados manualmente, también puede cambiar el tamaño de una columna haciendo clic y arrastrando la esquina izquierda del cuadro de la etiqueta de la columna. Puede cambiar el tamaño de la columna a cualquier ancho arrastrando este borde.

En Excel 2007 y Excel 2010, seleccione la columna y utilice el comando Format→Width de la pestaña Inicio para mostrar el cuadro de diálogo Ancho de columna y cambiar el ancho de la columna.

Redimensionar filas

Puede cambiar el tamaño de las filas como si fueran columnas. Simplemente seleccione la etiqueta del número de fila y luego elija el comando Altura de la pestaña Inicio. Cuando Excel muestra la ventana de diálogo Alto de fila, puede introducir un valor mayor en el cuadro de texto Alto de fila.

La altura de las filas se mide en puntos. (Un punto es igual a 1/72 de pulgada.)

En Excel 2007 y Excel 2010, seleccione la fila y utilice el comando Altura de la pestaña Inicio Format→Row Altura para mostrar el cuadro de diálogo Alto de fila y cambiar la altura de la fila.

Borrar el contenido de células innecesario

Para borrar el contenido de un rango que contiene datos innecesarios, seleccione el rango de la hoja de trabajo y luego elija el comando Inicio de la pestaña Inicio Clear→Clear Todos. Excel borra tanto el contenido de las celdas en el rango seleccionado como cualquier formato asignado a esas celdas.

Formatear valores numéricos

Para cambiar el formato de los valores de un libro de trabajo que desea analizar, seleccione primero el rango de lo que desea volver a formatear. A continuación, seleccione el comando Número de la ficha Inicio. Cuando Excel muestre el cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione de sus fichas para cambiar el formato del rango seleccionado.

Por ejemplo, utilice las opciones de la ficha Número para asignar formato numérico a los valores del rango seleccionado. Utilice las opciones de la ficha Alineación para cambiar la forma en que el texto y los valores se posicionan en la celda, de la ficha Fuente para elegir la fuente utilizada para los valores y etiquetas en el rango seleccionado, y de la ficha Borde para asignar bordes de celda al rango seleccionado.

Los botones y cuadros que aparecen justo encima del botón de comando Numerar proporcionan varias opciones de formato convenientes con un solo clic. Por ejemplo, puede hacer clic en el botón de comando marcado con el símbolo de moneda para formatear el rango seleccionado utilizando el formato de contabilidad.

Copiar los datos de la hoja de trabajo

Para copiar los datos de la hoja de trabajo, primero seleccione los datos que desea duplicar. Puede copiar una sola celda o un rango de celdas. Seleccione el comando Copiar de la ficha Inicio y, a continuación, seleccione el rango en el que desea colocar los datos copiados. Recuerde: Puede seleccionar una sola celda o un rango de celdas. A continuación, seleccione el comando Pegar de la ficha Inicio.

También puede copiar rangos de hojas de trabajo arrastrando el ratón. Para ello, seleccione el rango de hojas de trabajo que desea copiar. A continuación, mantenga pulsada la tecla Ctrl y arrastre el borde del rango.

Mover los datos de la hoja de trabajo

Para mover los datos de la hoja de trabajo a una nueva ubicación, seleccione el rango que almacena los datos. Elija el comando Cortar de la ficha Inicio y haga clic en la celda de la esquina superior izquierda del rango al que desea mover los datos de la hoja de cálculo. A continuación, seleccione el comando Pegar de la ficha Inicio.

También puede mover rangos de hojas de trabajo arrastrando el ratón. Para ello, seleccione el intervalo de hojas de cálculo que desea copiar y, a continuación, arrastre el borde del intervalo.

Sustitución de datos en campos

Uno de los comandos más comunes utilizados para limpiar una lista es el comando Buscar y Seleccionar de la pestaña Inicio. Para usar este comando, primero seleccione la columna con los datos que desea limpiar haciendo clic en la letra de esa columna. A continuación, seleccione Buscar y Select→Replace para que Excel muestre la ventana de diálogo Buscar y reemplazar.

Introduzca el texto incorrecto que desea encontrar en el cuadro de texto Buscar qué y, a continuación, introduzca el texto correcto en el cuadro de texto Reemplazar con. A continuación, haga clic en el botón Reemplazar todo para corregir el texto incorrecto.

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