Cómo editar y reorganizar informes en QuickBooks 2016

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QuickBooks 2016 para tontos

Por Stephen L. Nelson

Es posible que haya notado que cuando QuickBooks muestra la ventana de documento de informe, también muestra una línea de botones: Personalice el informe, comente el informe, comparta la plantilla, memorice, imprima, envíe por correo electrónico, Excel, etc. Debajo de esta barra de herramientas hay algunas listas desplegables que tienen que ver con fechas, una lista desplegable llamada Columnas y una lista desplegable llamada Ordenar por. (No todas estas listas están disponibles en todas las ventanas de documentos de informe.)

No tiene que preocuparse por estos botones y listas. Lea la discusión que sigue sólo si se siente cómodo, relajado y verdaderamente apacible, ¿de acuerdo?

Modificar

Al hacer clic en el botón Personalizar informe, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Modificar informe. En este cuadro de diálogo, puede cambiar la información que se muestra en un informe y la forma en que está organizada la información (la ficha Mostrar); los datos utilizados para generar el informe (la ficha Filtros); la información de encabezado y pie de página (como era de esperar, la ficha Encabezado/Pie de página); y el tipo de letra y el tamaño de la impresión utilizada para un informe (la ficha Fuentes y números).

El cuadro de diálogo Modificar informe.

Comentarios sobre un informe

Puede anotar un informe con comentarios (una nueva función en QuickBooks 2015). Para ello, haga clic en el botón Comentario sobre el informe. Cuando QuickBooks muestre el panel de comentarios en la parte inferior de la ventana del informe, haga clic en el botón que se encuentra junto al valor del informe sobre el que desea comentar y, a continuación, haga clic en el panel de comentarios para escribir sus comentarios.

Para guardar sus comentarios, haga clic en el botón Guardar en el panel de comentarios. Para guardar el informe y todos los comentarios que agregó, haga clic en el botón Guardar en la esquina superior izquierda de la ventana del informe. Para acceder a estos informes guardados más tarde, seleccione Informes → Informes comentados. Tenga en cuenta que también puede imprimir y enviar por correo electrónico un informe anotado con comentarios utilizando los botones Imprimir y Correo electrónico, que aparecen en la parte superior izquierda de la ventana del informe.

La ventana del informe con el panel de comentarios.

Compartir plantillas

Si trabaja en un entorno QuickBooks para múltiples usuarios y crea un informe personalizado, puede compartir este informe con otros usuarios. Para ello, haga clic en el botón Compartir plantilla. Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Compartir plantilla, nombre y describa el informe compartido utilizando los cuadros de texto Título y Descripción del informe. A continuación, haga clic en el botón Compartir.

Memorizar

Si juega con los botones restantes, puede guardar cualquier especificación de informe personalizado que cree. Simplemente haga clic en el botón Memorizar. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Memorizar informe, que sólo le pide que proporcione un nombre para el informe personalizado y asigne el informe memorizado a un grupo de informes.

Después de nombrar y asignar el informe personalizado, QuickBooks lo lista cada vez que usted elige Informes → Informes memorizados y luego hace clic en el grupo de informes. También puede acceder a Informes memorizados desde la parte superior de la pantalla del Centro de informes. Siempre que desee utilizar su informe especial, todo lo que tiene que hacer es seleccionarlo de la lista y hacer clic en el botón Informe.

QuickBooks memoriza la orientación de impresión con el informe, de modo que si la orientación de impresión no es la que usted desea para el informe, primero debe cambiarla seleccionando Archivo → Configuración de la impresora. Seleccione la orientación que desea memorizar, haga clic en Aceptar y, a continuación, memorice el informe.

Envío de correo electrónico

Si hace clic en el botón Correo electrónico, QuickBooks muestra una lista desplegable de comandos que le permite enviar por correo electrónico un libro de trabajo de Excel o una versión en PDF del informe a otra persona. Cuando usted elige uno de los comandos que dice que desea enviar un informe por correo electrónico, lo que QuickBooks hace depende de si QuickBooks ve que usted ya tiene un programa de correo electrónico configurado e instalado.

Si QuickBooks no ve ningún programa de este tipo, muestra el cuadro de diálogo Editar información de correo electrónico.

Si QuickBooks ve tal programa, QuickBooks inicia el programa de correo electrónico y agrega el informe como un archivo adjunto a un nuevo mensaje.

Exportar

Si hace clic en el botón Excel y selecciona Crear nueva hoja de trabajo en el menú desplegable, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Enviar informe a Excel. Puede utilizar esta ventana de diálogo para crear un informe de Excel que contenga la misma información que la que se muestra en el informe. Seleccione el botón de opción Crear nueva hoja de trabajo para crear un nuevo libro de trabajo de Excel con la información del informe y el botón de opción Actualizar una hoja de trabajo existente para agregar el informe a un libro de trabajo de Excel existente.

La ventana de diálogo Enviar informe a Excel.

También se puede obtener algo sofisticado exportando un archivo de valores separados por comas (CSV) (estos archivos pueden ser abiertos por otros programas de hojas de cálculo electrónicas y por programas de bases de datos) a un archivo específico del libro de trabajo de Excel, y haciendo clic en el botón Avanzado para mostrar otro cuadro de diálogo que le permite controlar cómo se formatea la información exportada.

¿Una sugerencia amistosa, quizás? Siéntase libre de experimentar con todas las opciones especiales de exportación. Sólo recuerde que después de exportar un informe de QuickBooks a un nuevo libro de trabajo en blanco de Excel, también puede hacer cualquiera de estas cosas divertidas -formato especial, etcétera- allí.

Los otros botones y cajas

Si quieres ver cómo funciona el asunto de Ocultar encabezado, Ocultar y Fechas, sólo tienes que hacer fideos. No puedes lastimar nada.

Si modifica las fechas del informe, haga clic en el botón Actualizar para actualizar el informe. Para establecer opciones de actualización para los informes, seleccione Editar → Preferencias. A continuación, haga clic en el icono Informes y gráficos de la lista de la izquierda y, si es necesario, haga clic en la pestaña Mis preferencias. Haga clic en una de las opciones de Informes y gráficos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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