Cómo ejecutar el asistente de Excel PivotTable

Se crea una tabla pivotante – Excel llama a una tabulación cruzada una tabla pivotante – usando el comando PivotTable (parece fácil de recordar). Para ejecutar el comando PivotTable, siga los siguientes pasos:

1Haga clic en el botón de comando PivotTable de la pestaña Insertar.

Excel muestra la ventana de diálogo Crear tabla pivotante.

2Seleccione el botón de opción que indica dónde se almacenan los datos que desea analizar.

Si los datos a analizar se encuentran en un rango de tablas u hojas de trabajo de Excel, por ejemplo, seleccione el botón de selección Tabla/Rango. Y si estás empezando, deberías usar este enfoque porque es el más fácil.

Si los datos están en una fuente de datos externa, seleccione el botón de selección Utilizar una fuente de datos externa. Asegúrese de que ya ha tomado todos los datos externos y los ha colocado en una lista de hojas de trabajo.

Si los datos se almacenan en un grupo de rangos de hojas de trabajo diferentes, simplemente separe cada rango de hojas de trabajo con una coma. (Este enfoque es más complicado, por lo que probablemente no querrá usarlo hasta que se sienta cómodo trabajando con tablas pivotantes.)

Si tiene datos dispersos en un montón de ubicaciones diferentes en una hoja de trabajo o incluso en diferentes libros de trabajo, las tablas dinámicas son una excelente forma de consolidar esos datos.

3Dígale a Excel dónde se almacenan los datos a analizar.

Si está capturando datos de una sola tabla de Excel, introduzca el rango de la lista en el cuadro de texto Tabla/Rango. Puede hacerlo de dos maneras.

Puede escribir las coordenadas del rango: Por ejemplo, si el rango es de la celda A1 a la celda D225, escriba $A$1:$D$225.

También puede hacer clic en el botón situado en el extremo derecho del cuadro de texto Tabla/rango. Excel colapsa el cuadro de diálogo Crear tabla pivotante.

Ahora use el ratón o las teclas de navegación para seleccionar el rango de la hoja de trabajo que contiene los datos que desea girar. Después de seleccionar el rango de la hoja de trabajo, haga clic de nuevo en el botón al final del cuadro de texto Rango. Excel vuelve a mostrar la ventana de diálogo Crear tabla pivotante.

4Después de identificar los datos que desea analizar en una tabla pivotante, haga clic en Aceptar.

Excel muestra el nuevo libro de trabajo con la tabla pivotante parcialmente construida.

5Seleccione el campo Fila.

Primero se debe decidir qué campo de la lista se desea resumir utilizando líneas en la tabla pivotante. Después de decidir esto, arrastre el campo de la casilla Lista de campos de la tabla pivotante a la casilla Líneas (debajo de la Lista de campos de la tabla pivotante). Por ejemplo, si desea utilizar filas que muestren el producto, arrastre el campo Producto al cuadro Filas.

6Seleccione el campo Columna.

Al igual que en el campo Fila, indique qué información de la lista desea almacenar en las columnas de la tabulación cruzada. Después de hacer esta selección, arrastre el elemento de campo de la lista de campos de la tabla pivotante a la casilla marcada Columnas.

7Seleccione el elemento de datos que desee.

Después de seleccionar las filas y columnas para la tabulación cruzada, se indica qué datos se desean tabular en la tabla pivotante. Por ejemplo, para realizar una tabulación cruzada de los ingresos por ventas, arrastre el artículo de ventas desde la lista de campos de la tabla pivotante hasta el cuadro Valores.

Tenga en cuenta que la tabla pivotante realiza tabulaciones cruzadas de la información de la tabla de Excel. Cada fila de la tabla pivotante muestra las ventas por producto. Cada columna en la tabla pivotante muestra las ventas por estado. Puede utilizar la columna E para ver los totales generales de ventas de productos por posición de producto. Puede utilizar la fila 11 para ver los totales generales de ventas por estado.

Otra nota rápida sobre el elemento de datos que se tabula en forma cruzada: Si selecciona una posición de datos numérica, como los ingresos por ventas, Excel realiza tabulaciones cruzadas sumando los valores de la posición de datos. Si selecciona un elemento de datos textuales, Excel realiza tabulaciones cruzadas contando el número de elementos de datos.

Aunque se pueden utilizar tablas pivotantes para más de lo que ilustra este sencillo ejemplo, esta configuración básica es muy valiosa. Con una tabla que informa sobre los artículos que vende, a quiénes vende y las ubicaciones geográficas donde los vende, una tabulación cruzada le permite ver exactamente qué cantidad de cada producto vende, cuánto compra cada cliente y dónde vende más. Información valiosa, de hecho.

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