Cómo ejecutar el asistente de PivotTable en Excel

Normalmente se crea un gráfico pivotante empezando por el Asistente para la creación de gráficos pivotantes. Sin embargo, Excel también le da la opción de utilizar el comando Insertar gráfico en una tabla pivotante existente.

En Excel 2007 y Excel 2010, se utilizan los Asistentes PivotTable y PivotChart para crear un gráfico pivotante, pero a pesar del nombre aparentemente diferente, ese asistente es el mismo que el Asistente para crear gráficos pivotantes.

1Seleccione la tabla de Excel.

Para hacer esto, simplemente haga clic en una celda de la tabla. Después de hacer esto, Excel asume que desea trabajar con toda la tabla.

2Diga a Excel que desea crear un gráfico pivotante seleccionando el botón PivotChart de la pestaña Insertar.

En Excel 2007 y Excel 2010, para llegar al menú con el comando PivotChart, debe hacer clic en el botón de flecha hacia abajo que aparece debajo del botón PivotTable. Excel muestra un menú con dos comandos: PivotTable y PivotChart.

No importa cómo elija el comando PivotChart, cuando elija el comando, Excel mostrará la ventana de diálogo Crear PivotChart.

3Responda a la pregunta sobre dónde se almacenan los datos que desea analizar.

Es una buena idea almacenar los datos a analizar en una tabla/rango de Excel. Si lo hace, haga clic en el botón de selección Seleccionar una tabla o rango.

4Dígale a Excel en qué rango de hoja de trabajo se almacenan los datos a analizar.

Si siguió el Paso 1, Excel ya debería haber completado el cuadro de texto Rango con el rango de la hoja de trabajo que contiene los datos a analizar, pero debe verificar que el rango de la hoja de trabajo mostrado en el cuadro de texto Tabla/Rango sea correcto. Tenga en cuenta que si está trabajando con el libro de trabajo de ejemplo de Excel, Excel realmente rellena el cuadro Tabla/Rango con Base de datos! $A$1:$D$225 porque Excel puede decir que este rango de hoja de trabajo es una lista.

Si omitió el Paso 1, ingrese el rango de la lista en el cuadro de texto Tabla/Rango. Puede hacerlo de dos maneras. Puede escribir las coordenadas del rango. Por ejemplo, si el rango es de la celda A1 a la celda D225, puede escribir $A$1:$D$225.

También puede hacer clic en el botón situado en el extremo derecho del cuadro de texto Rango. Excel colapsa el cuadro de diálogo Crear gráfico pivotante. Ahora use el ratón o las teclas de navegación para seleccionar el rango de la hoja de trabajo que contiene la lista que desea girar.

Después de seleccionar el intervalo de la hoja de trabajo, haga clic de nuevo en el botón de intervalo. Excel vuelve a mostrar la ventana de diálogo Crear gráfico pivotante.

5Dígale a Excel dónde colocar el nuevo informe de la tabla pivotante que acompaña al gráfico pivotante.

Seleccione el botón de selección Hoja de trabajo nueva u Hoja de trabajo existente para seleccionar una ubicación para la nueva tabla pivotante que suministra los datos a su gráfico pivotante. Lo más frecuente es que desee colocar la nueva tabla pivotante en una nueva hoja de trabajo del libro de trabajo existente: el libro de trabajo que contiene la tabla de Excel que está analizando con un gráfico pivotante.

Sin embargo, si lo desea, puede colocar la nueva tabla pivotante en una hoja de trabajo existente. Si hace esto, necesita seleccionar el botón de opción Hoja de cálculo existente y también hacer una entrada en el cuadro de texto Hoja de cálculo existente para identificar el rango de la hoja de cálculo. Para identificar el rango de la hoja de trabajo aquí, ingrese el nombre de la celda en la esquina superior izquierda del rango de la hoja de trabajo.

Por cierto, no le dices a Excel dónde colocar el nuevo gráfico pivotante. Excel inserta una nueva hoja de gráfico en el libro de trabajo que se utiliza para la tabla pivotante y utiliza esa nueva hoja de gráfico para la tabla pivotante.

6Cuando termine con el cuadro de diálogo Crear gráfico pivotante, haga clic en Aceptar.

Excel muestra la nueva hoja de trabajo con el gráfico de pivote parcialmente construido en ella.

7Seleccione la serie de datos.

Necesita decidir primero qué quiere graficar en el gráfico – o qué serie de datos debe mostrar en un gráfico.

Si no ha trabajado antes con las herramientas de gráficos de Excel, determinar cuáles son las series de datos correctas parece confuso al principio. Pero esta es otra de esas situaciones en las que alguien ha tomado una idea de diez centavos y la ha etiquetado con una palabra de cinco dólares. Los gráficos muestran series de datos. Y una leyenda de gráfico nombra las series de datos que muestra un gráfico.

Después de identificar la serie de datos – suponga que decide trazar los productos de café – arrastre el campo desde el cuadro de lista de campos de la tabla pivotante hasta el cuadro de campo de leyenda (serie). Para utilizar productos de café como su serie de datos, por ejemplo, arrastre el campo Producto a la casilla Campo de leyenda (serie). Después de hacer esto, se obtiene el gráfico pivotante de Excel parcialmente construido, que parece vacío.

8Seleccione la categoría de datos.

El segundo paso para crear un gráfico pivotante es seleccionar la categoría de datos. La categoría de datos organiza los valores en una serie de datos. Eso suena complicado, pero en muchos gráficos, identificar la categoría de datos es fácil.

En cualquier gráfico (incluyendo un gráfico pivotante) que muestre cómo algunos valores cambian con el tiempo, la categoría de datos es tiempo. En el caso de este ejemplo de gráfico pivotante, para mostrar cómo las ventas de productos de café cambian con el tiempo, la categoría de datos es tiempo. O, más precisamente, la categoría de datos utiliza el campo Mes.

Después de hacer esta selección, arrastre el elemento de campo de categoría de datos de la lista Campo de tabla pivotante a la casilla Campos de eje.

9Seleccione el elemento de datos que desea graficar.

Después de elegir la serie de datos y la categoría de datos para su gráfico pivotante, usted indica qué parte de los datos que desea graficar en su gráfico pivotante. Por ejemplo, para trazar los ingresos por ventas, arrastre el elemento Ventas en dólares de la lista de campos de la tabla pivotante a la casilla denominada Σ Values.

Esta es una tabla pivotante completa. Tenga en cuenta que realiza una tabulación cruzada de la información de una lista de Excel existente. Cada barra del gráfico pivotante muestra las ventas de un mes. Cada barra está compuesta por segmentos de colores que representan el aporte de ventas de cada producto de café. Pero en el monitor de su computadora, puede ver los segmentos de color y las barras que forman.

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