Cómo ejecutar la configuración de QuickBooks 2013

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QuickBooks 2013 todo en uno para tontos

Por Stephen L. Nelson

Después de instalar el programa QuickBooks 2013, el programa de instalación puede iniciar QuickBooks automáticamente y luego abrir el QuickBooks Setup para usted. También puede iniciar la configuración de QuickBooks iniciando el programa QuickBooks de la misma manera que inicia cualquier programa en su computadora. Después de abrirlo, elija el comando File→New Company para iniciar la configuración de QuickBooks.

Los grandes QuickBooks 2013 Bienvenido

La pantalla Configuremos su negocio rápidamente de la configuración de QuickBooks 2013 aparece cuando elige el comando Nueva compañía. La pantalla proporciona información general sobre la creación de una nueva empresa en QuickBooks. La pantalla también proporciona enlaces, como el enlace en el que puede hacer clic para obtener ayuda de un asesor certificado de QuickBooks.

(Los Asesores de QuickBooks Pro, por cierto, son personas que han tomado una prueba sobre QuickBooks y han pagado aproximadamente $500 a Intuit para obtener una copia de QuickBooks y aparecer en el sitio web de QuickBooks como Asesores de QuickBooks Pro). Es probable que desee leer la información de esta pantalla, pero cuando esté listo para comenzar, haga clic en el botón Inicio rápido.

Método QuickBooks 2013 Express Start

QuickBooks 2013 proporciona una versión acelerada del proceso de instalación de QuickBooks, que puede utilizar cuando no desee personalizar la instalación.

Si hace clic en el botón Inicio rápido, QuickBooks recopila un poco de información sobre su empresa y, basándose en esa información, crea un archivo de la empresa que debería funcionar para una empresa como la suya.

Después de hacer clic en Inicio rápido para crear el archivo de la empresa, QuickBooks le pide que describa a las personas (clientes, proveedores y empleados) con las que hace negocios, los artículos que vende y su cuenta bancaria. Estas descripciones se realizan a través de una serie de pantallas y rellenando cuadros y hojas de trabajo en pantalla.

Método de configuración avanzada de QuickBooks 2013

Si se hace clic en el botón Configuración avanzada, se inicia la Entrevista EasyStep, que le guiará a través de un montón de pantallas llenas de información que le permitirán especificar con bastante precisión cómo debe ser el archivo de la empresa que QuickBooks configura.

Para pasar a la siguiente pantalla de la Entrevista EasyStep, haga clic en el botón Siguiente. Para ir a la pantalla anterior, haga clic en el botón Atrás. Si te desanimas y quieres rendirte, puedes hacer clic en el botón Dejar. Pero trate de no desanimarse.

Configurar la información de la compañía en QuickBooks 2013

Las primeras pantallas de la Entrevista de EasyStep recogen varias piezas importantes de información general sobre su negocio, incluyendo el nombre de su compañía y el nombre legal de la firma, la dirección de su compañía, su número de identificación fiscal federal, el primer mes del año fiscal (típicamente, enero), el tipo de formulario de impuesto sobre la renta que su firma usa para reportar al IRS, y la industria o el tipo de compañía que usted está operando (ventas al por menor, servicios, etc.).

Después de recopilar esta información general de la compañía, QuickBooks crea el archivo de datos de la compañía que almacena la información financiera de su empresa. QuickBooks sugiere un nombre predeterminado o un archivo de datos de QuickBooks basado en el nombre de la compañía. Todo lo que tiene que hacer es aceptar el nombre sugerido y la ubicación de la carpeta sugerida (a menos que desee guardar el archivo de datos en la carpeta Mis documentos, lo cual no es una mala idea).

Personalice su configuración de QuickBooks 2013

Después de que QuickBooks recopila la información general de la compañía mencionada en los párrafos anteriores, la Entrevista de EasyStep le hace algunas preguntas muy específicas sobre cómo manejar su negocio para que pueda establecer las preferencias de QuickBooks. Las Preferencias, en efecto, activan o desactivan varias funciones de contabilidad dentro de QuickBooks, controlando así el funcionamiento y el aspecto de QuickBooks. A continuación se presentan los tipos de preguntas que la Entrevista de EasyStep hace para establecer las preferencias de QuickBooks:

  • ¿Su empresa mantiene un inventario?
  • ¿Desea hacer un seguimiento del inventario que compra y vende?
  • ¿Cobran impuestos sobre las ventas de sus clientes?
  • ¿Desea utilizar pedidos de cliente para realizar un seguimiento de los pedidos de clientes y de los pedidos atrasados?
  • ¿Desea utilizar QuickBooks para ayudar con la nómina de sus empleados?
  • ¿Necesita realizar un seguimiento de múltiples divisas dentro de QuickBooks porque usted trata con clientes y proveedores de otros países, y estas personas tienen la audacia de pagarle o facturarle en una moneda diferente a la que utiliza su país?
  • ¿Le gustaría hacer un seguimiento del tiempo que usted o sus empleados dedican a trabajos o proyectos para los clientes?
  • ¿Cómo quiere manejar las facturas y los pagos (introduzca los cheques directamente o introduzca primero las facturas y después los pagos)?

Fije la fecha de inicio de su QuickBooks 2013

Tal vez la decisión clave que usted toma al establecer cualquier sistema de contabilidad es el día en que comienza a usar su nuevo sistema. Esto se denomina fecha de conversión.

Normalmente, desea empezar a utilizar un sistema de contabilidad el primer día del año o el primer día de un nuevo mes. Se le pedirá que identifique la fecha de inicio mediante el cuadro de diálogo que se muestra.

El momento más fácil para empezar a utilizar un nuevo sistema contable es a principios de año. ¿La razón? Puede introducir un balance de prueba más simple. Al principio del año, por ejemplo, sólo se introducen los saldos de las cuentas de activo fijo, pasivo y patrimonio neto del propietario.

En cualquier otro momento, también se introducen los ingresos del año hasta la fecha y los saldos de las cuentas de gastos del año hasta la fecha. Típicamente, usted tiene esta información de ingresos y gastos del año hasta la fecha disponible sólo al comienzo del mes. Por esta razón, la única otra fecha de inicio factible que puede seleccionar es el inicio de un mes.

En este caso, usted obtiene los montos de ingresos del año hasta el final del mes anterior de su sistema de contabilidad anterior. Por ejemplo, si ha estado usando Peachtree Accounting, obtenga las cantidades de ingresos y gastos del año hasta la fecha de Peachtree.

Después de proporcionar la fecha de inicio, usted ha proporcionado la información básica de la compañía; ha identificado la mayoría de sus preferencias contables; y ha identificado la fecha en la que desea comenzar a utilizar QuickBooks. Ya casi has terminado.

Si hace clic en el botón Dejar, QuickBooks lo deja en el programa QuickBooks, listo para empezar a trabajar. Sin embargo, el proceso de Entrevista EasyStep no se pierde para siempre; para volver a la entrevista, sólo tiene que abrir el archivo que estaba preparando. Cuando lo haga, la Entrevista de EasyStep se reiniciará.

Revisar el plan de cuentas sugerido para la instalación de QuickBooks 2013

Al final de la entrevista de EasyStep, basado en la información que usted proporciona sobre su tipo de industria y el formulario de declaración de impuestos que usted presenta ante el IRS, QuickBooks sugiere un conjunto inicial de cuentas, al que los contadores llaman un plan de cuentas. Estas cuentas son las categorías que usted utiliza para hacer un seguimiento de sus ingresos, gastos, activos y capital del propietario.

La siguiente figura muestra la pantalla que muestra la Entrevista EasyStep para mostrarle estas cuentas.

Las cuentas que QuickBooks marca con un cheque, como explica la pantalla, son las cuentas recomendadas. Y si no hace nada más, estas cuentas verificadas son las que usará (al menos para empezar) en QuickBooks. Sin embargo, puede eliminar una cuenta sugerida haciendo clic en la marca de verificación. QuickBooks elimina la marca de verificación, y eso significa que la cuenta no formará parte del plan de cuentas final.

También puede hacer clic en una cuenta para añadir una marca de verificación y hacer que la cuenta se incluya en el plan de cuentas inicial.

Puede hacer clic en el botón Restaurar recomendaciones en la parte inferior de la lista para volver al plan de cuentas recomendado inicialmente (si realizó cambios que más tarde decidió que no quería).

Cuando el plan de cuentas sugerido le parezca bien, haga clic en Siguiente. Está bien aceptar lo que QuickBooks sugiere porque usted puede cambiar el plan de cuentas más tarde.

Agregue su información al archivo de la compañía QuickBooks 2013 Setup

No importa si utiliza el método Express Start para crear un archivo de la empresa o el método Advanced Setup/EasyStep Interview, después de que usted y QuickBooks configuren el archivo de la empresa, QuickBooks le pedirá que introduzca su propia información en el archivo de la empresa.

Añadir clientes, proveedores y empleados a la configuración de QuickBooks 2013

Para describir clientes, proveedores y empleados, haga clic en el primer botón Añadir. QuickBooks pregunta si es posible obtener estos datos de algún otro lugar, como un programa de correo electrónico o servicio de correo electrónico (Outlook, Gmail, etc.), o si sólo desea introducir la información manualmente en una hoja de trabajo.

Lo más probable es que vaya a introducir la información manualmente, así que haga clic en ese botón y, a continuación, en Continuar. Cuando QuickBooks muestra una ventana de hoja de trabajo como se muestra en la figura, introduzca cada cliente, proveedor o empleado en su propia fila, y asegúrese de incluir tanto el nombre como la información de la dirección.

Haga clic en Continuar cuando termine. Luego, QuickBooks le pregunta si desea ingresar los saldos iniciales (montos que debe o se deben) de clientes y proveedores. Indique que lo hace haciendo clic en el enlace Ingresar saldos iniciales y luego ingrese los saldos pendientes en la pantalla que proporciona QuickBooks.

Ingrese los servicios y artículos de inventario que vende en la Configuración de QuickBooks 2013

Para describir las cosas que vende, haga clic en el segundo botón Agregar. QuickBooks pregunta acerca de las cosas que usted vende – por ejemplo, si usted vende servicios, si usted vende artículos de inventario, y si usted quiere rastrear cualquier artículo de inventario que usted venda. Responda a estas preguntas haciendo clic en el botón de opción que se ajuste a su situación y, a continuación, haga clic en Continuar.

Cuando QuickBooks muestra una ventana de hoja de trabajo, describa cada artículo que venda en una fila de hoja de trabajo separada. Asegúrese de describir también cualquier artículo del inventario que tenga en el momento de la conversión a QuickBooks. Haga clic en Continuar cuando termine. Si tiene más de un tipo de artículo que vende, debe repetir este proceso para cada tipo de artículo.

Ingresar cuentas bancarias de negocios en la configuración de QuickBooks 2013

Para describir su cuenta bancaria comercial (o cuentas bancarias), haga clic en el tercer botón Añadir. Cuando QuickBooks muestre la ventana Agregar sus cuentas bancarias (no se muestra), proporcione el nombre de cada cuenta bancaria, el número de cuenta y el saldo en la fecha de conversión. Cuando termine de introducir esta información, haga clic en Continuar.

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