Cómo ejecutar la entrevista de QuickBooks 2011 EasyStep

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Por Stephen L. Nelson

La Entrevista EasyStep de QuickBook 2011 ofrece una serie de preguntas y cuadros de texto para ayudarle a crear una nueva cuenta de empresa en QuickBooks. Puede crear una nueva empresa manualmente, pero si es nuevo en QuickBooks, debería utilizar la Entrevista de EasyStep.

Cuando esté listo para comenzar a mantener los libros de su empresa en QuickBooks, active el programa y elija File→New Company. Aparecerá la pantalla de bienvenida de la Entrevista EasyStep.

La gran bienvenida

La pantalla de bienvenida proporciona información general sobre la creación de una nueva empresa en QuickBooks. La pantalla también proporciona enlaces a información útil, como un enlace para obtener ayuda de un asesor certificado de QuickBooks. Es probable que desee leer la información de esta pantalla, pero cuando esté listo para comenzar, haga clic en el botón Iniciar entrevista.

La Entrevista EasyStep le guiará a través de un montón de pantallas llenas de información. Para pasar a la siguiente pantalla, haga clic en el botón Siguiente. Para ir a la pantalla anterior, haga clic en el botón Atrás. Si te desanimas y quieres rendirte, puedes hacer clic en el botón Dejar. Pero trate de no desanimarse.

Suministro de información de la empresa

Las primeras pantallas de la Entrevista de EasyStep recopilan varias piezas importantes de información general sobre su negocio, incluyendo el nombre de su empresa y el nombre legal de la misma, la dirección de su empresa, su número de identificación fiscal federal, el primer mes del año fiscal (por lo general, enero), el tipo de formulario de impuesto sobre la renta que su empresa utiliza para informar al IRS, y la industria o tipo de empresa que está operando (comercio minorista, servicios, etc.).

Después de recopilar esta información general de la compañía, QuickBooks crea el archivo de datos de la compañía que almacena la información financiera de su empresa. QuickBooks sugiere un nombre predeterminado o un archivo de datos de QuickBooks basado en el nombre de la compañía. Todo lo que tiene que hacer es aceptar el nombre sugerido y la ubicación de la carpeta sugerida (a menos que desee guardar el archivo de datos en la carpeta Mis documentos, lo cual no es una mala idea).

Personalización de QuickBooks

Después de que QuickBooks recopila la información general de la compañía mencionada en los párrafos anteriores, la Entrevista de EasyStep le hace algunas preguntas muy específicas sobre cómo manejar su negocio para que pueda establecer las preferencias de QuickBooks. Las Preferencias, en efecto, activan o desactivan varias funciones de contabilidad dentro de QuickBooks, controlando así el funcionamiento y el aspecto de QuickBooks.

Fijación de la fecha de inicio

Tal vez la decisión clave que usted toma al establecer cualquier sistema de contabilidad es el día en que comienza a usar su nuevo sistema. Esto se denomina fecha de conversión. Por lo general, desea comenzar a utilizar un sistema de contabilidad el primer día del año o el primer día de un nuevo mes.

El momento más fácil para empezar a utilizar un nuevo sistema contable es a principios de año. ¿La razón? Puede introducir un balance de prueba más simple. Al principio del año, por ejemplo, sólo se introducen los saldos de las cuentas de activo fijo, pasivo y patrimonio neto del propietario.

Adición de cuentas bancarias

Durante la entrevista de EasyStep, se le preguntará sobre las cuentas bancarias que utiliza en su empresa. Sólo tienes que nombrar las cuentas bancarias. Más adelante, usted proporciona el saldo inicial en la fecha de conversión.

Revisión del plan de cuentas sugerido

Al final de la Entrevista EasyStep, QuickBooks sugiere un conjunto inicial de cuentas -los contables lo llaman un plan de cuentas- basado en la información que usted ha proporcionado. Estas cuentas son las categorías que usted utiliza para hacer un seguimiento de sus ingresos, gastos, activos y capital del propietario.

Las cuentas que QuickBooks marca con un cheque son las cuentas recomendadas. Y si no hace nada más, estas cuentas verificadas son las que usará (al menos para empezar) en QuickBooks. Cuando el plan de cuentas sugerido le parezca bien, haga clic en Siguiente. Está bien aceptar lo que QuickBooks sugiere, ya que luego puede cambiar el plan de cuentas.

Mirando la ventana del Centro de Aprendizaje de QuickBooks

Después de terminar la Entrevista de EasyStep, QuickBooks puede mostrar la ventana del Entrenador de QuickBooks. Esta ventana proporciona botones para ver un tutorial que le ayudará a comenzar con QuickBooks, para solicitar un servicio de consultoría de configuración de Intuit, o simplemente para empezar por su cuenta.

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