Cómo encontrar datos en Access 2016

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Acceso 2016 para tontos

Por Laurie Ulrich Fuller, Ken Cook

Cuando se desea rastrear un registro en particular en este momento, crear una consulta para el trabajo es exagerado. Afortunadamente, Access 2016 tiene una manera muy simple de encontrar una pieza específica de datos en las tablas y formularios de su proyecto: el comando Encontrar.

Encontrar se encuentra – gran sorpresa aquí – en la sección Encontrar de la pestaña Inicio, acompañado de un icono de binoculares. También puede llegar a Buscar presionando Ctrl+F para abrir el cuadro de diálogo Buscar.

Aunque el comando Buscar es bastante fácil de usar, conocer algunos trucos lo hace aún más potente, y si eres un usuario de Word o Excel, también encontrarás los trucos útiles en esas aplicaciones, porque el comando Buscar es una función de toda la oficina.

Encontrar algo rápido

Usar el comando Buscar es una tarea muy sencilla. Así es como funciona:

  1. Tenga en cuenta que el comando Buscar funciona en la vista Lista de trucos y en los formularios de acceso y está disponible en cuanto se abre una tabla o un formulario.
  2. El comando Buscar busca busca el campo actual en todos los registros de la tabla, así que asegúrese de hacer clic en el campo correcto antes de iniciar el proceso de búsqueda. A Access no le importa qué registro haga clic; siempre y cuando se encuentre en un registro en el campo correcto, Access sabe exactamente en qué campo desea buscar.
  3. Puede hacer clic en el botón Buscar en la sección Buscar de la ficha Inicio o pulsar Ctrl+F. Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, listo para servirle.
  4. Escriba el texto que está buscando en el cuadro Encontrar qué. Access es bastante inteligente, pero no es lo suficientemente brillante como para darse cuenta de que realmente se refería a fontanero cuando escribió fontanero.
  5. Si los datos que busca se encuentran en el campo activo, el comando Encontrar inmediatamente rastrea el registro que desea, se resalta la celda que contiene los datos que busca. Suponga que quiere el segundo, tercer o decimocuarto John Smith en la mesa. No hay problema; por eso el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar tiene un botón Buscar siguiente. Si Find no encuentra nada, lamenta su fallo en un pequeño cuadro de diálogo, acompañado de esta triste declaración: Microsoft Access ha terminado de buscar en los registros. No se ha encontrado el elemento de búsqueda.

Si Find no encontró lo que estaba buscando, tiene un par de opciones:

  • Puede darse por vencido haciendo clic en Aceptar en el pequeño cuadro de diálogo para que desaparezca.
  • Puede comprobar la búsqueda e intentarlo de nuevo (todavía tendrá que hacer clic en Aceptar para deshacerse del cuadro de diálogo de solicitud). Asegúrese de que ha hecho clic en el campo correcto y de que ha escrito todo correctamente en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Cambio de velocidad de Find a alta velocidad

A veces, con sólo escribir los datos que necesita en el cuadro Buscar lo que no produce los resultados que necesita:

  • Usted encuentra demasiados registros (y termina haciendo clic en el botón Buscar siguiente sin parar para llegar al registro que desea).
  • Los registros que coinciden no son los que quieres.

La mejor manera de reducir el número de coincidencias erróneas es añadir más detalles a su búsqueda, lo que reducirá el número de coincidencias y tal vez le dará sólo ese registro que necesita encontrar.

Access ofrece varias herramientas para afinar un hallazgo. Para utilizarlos, abra la ventana de diálogo Buscar y reemplazar mediante

  • Haciendo clic en el botón Buscar en el Tabor de Inicio
  • Presionando Ctrl+F

Si su comando Buscar no está funcionando como usted cree que debería, marque las siguientes opciones. Lo más probable es que al menos una de estas opciones esté configurada para excluir lo que está buscando.

Busca en

De forma predeterminada, Access busca coincidencias sólo en el campo actual, sea cual sea el campo en el que haya hecho clic antes de iniciar el comando Buscar. Para indicar a Access que busque en toda la tabla, seleccione Documento actual en la lista desplegable Buscar en.

Para buscar en toda la tabla, cambie Buscar.

Coincidencia

Sus opciones son las siguientes:

  • Cualquier parte del campo: Permite una coincidencia en cualquier lugar de un campo (encontrar a Richard, Ulrich y Estilos de vida de los ricos y famosos). Este es el valor por defecto.
  • Todo el campo: Esto requiere que los términos de búsqueda (lo que escriba en el cuadro Buscar qué) sean la totalidad del valor del campo. Para que Rich no encuentre a Ulrich, Richlieu, Richard o Richmond. Sólo encuentra a Rich.
  • Inicio de campo: Reconoce sólo los partidos que empiezan desde el principio del campo. Esta opción le permite poner sólo parte de un nombre, especialmente si usted sabe sólo el comienzo de un nombre o el comienzo de una dirección.

Para cambiar la configuración de coincidencia, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto al campo Coincidir y, a continuación, realice su selección en el menú desplegable que aparece.

Usando la opción Coincidir.

Buscar

Si encuentras demasiadas coincidencias, intenta limitar tu búsqueda a una parte concreta de la tabla con la ayuda de la opción Buscar. Buscar le dice al comando Buscar que busque

  • En todos los registros de la tabla (la parametrización estándar) o
  • Arriba o abajo del registro actual

Al hacer clic en un registro a mitad de camino en la tabla y luego decirle a Access que busque Abajo desde allí, su búsqueda se limita a la parte inferior de la tabla.

Ajuste la configuración de la búsqueda haciendo clic en la flecha hacia abajo situada junto al cuadro de búsqueda y seleccionando la oferta adecuada en el menú desplegable.

Estuche de fósforos

Al marcar la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas, se asegura de que el término que busca es exactamente el mismo que el valor almacenado en la base de datos, incluyendo los mismos caracteres en mayúsculas y minúsculas.

Esto funciona muy bien si está buscando un nombre, en lugar de sólo una palabra, de modo que no se encuentra el topping de natillas ricas cuando busca (R mayúscula) Rica en toda la tabla.

Campos de búsqueda con formato

Esta opción indica a Access que mire la versión formateada del campo en lugar de los datos reales que ha escrito. Por «formateado» se entiende el formateo aplicado al contenido: números formateados como porcentajes, fechas establecidas como fechas cortas frente a fechas medias, etc.

Limitar la búsqueda de esta manera es útil cuando busca fechas, IDs de unidades de mantenimiento de stock o cualquier otro campo con un formato bastante especializado.

Active los campos de búsqueda como formateados haciendo clic en la casilla de verificación situada junto a ellos.

Esta configuración no funciona con Match Case, por lo que si la casilla Match Case está marcada, los campos de búsqueda como formateados aparecen atenuados. En ese caso, desmarque Caso coincidente para recuperar la casilla de verificación Campos de búsqueda como formateados.

La mayoría de las veces, esta opción no hace mucha diferencia. De hecho, el único momento en el que probablemente le interese esta opción de búsqueda en particular es cuando (o si) busca en muchos campos con mucho formato.

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