Cómo encontrar registros en una lista de datos en Excel 2016

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Por Greg Harvey

En una lista grande de datos en Excel 2016, tratar de encontrar un registro en particular moviéndose de registro en registro – o incluso moviendo diez registros a la vez con la barra de desplazamiento – puede tomar todo el día. En lugar de perder tiempo tratando de buscar manualmente un registro, puede utilizar el botón Criterios en el formulario de datos para buscarlo.

Al hacer clic en el botón Criterios, Excel borra todas las entradas de campo en el formulario de datos (y reemplaza el número de registro por la palabra Criterios) para que pueda introducir los criterios a buscar en los cuadros de texto en blanco.

Por ejemplo, supongamos que necesita editar el estado de participación en las ganancias de Sherry Caulfield. Desafortunadamente, su papeleo no incluye su número de identificación. Todo lo que sabes es que trabaja en la oficina de Boston y escribe su apellido con una C en lugar de una K.

Para encontrar su registro, puede utilizar la información que tiene para limitar la búsqueda a todos los registros donde el apellido comienza con la letra C y el campo Ubicación contiene Boston. Para limitar su búsqueda de esta manera, abra el formulario de datos para la base de datos Datos de empleados, haga clic en el botón Criterios y, a continuación, escriba C* en el cuadro de texto del campo Apellido. Introduzca también Boston en el cuadro de texto del campo Ubicación.

Cuando introduzca los criterios de búsqueda para los registros en los cuadros de texto en blanco del formulario de datos, puede utilizar los caracteres comodín ? (para uno) y * (para varios).

Ahora haga clic en el botón Buscar siguiente. Excel muestra en el formulario de datos el primer registro de la base de datos donde el apellido comienza con la letra C y el campo Ubicación contiene Boston. El primer registro en esta lista de datos que cumple con estos criterios es para William Cobb. Para encontrar el registro de Sherry, haga clic de nuevo en el botón Buscar siguiente. Entonces aparece el historial de Sherry Caulfield. Una vez localizado el registro de Caulfield, puede editar su estado de participación en los beneficios de No a Sí en el cuadro de texto del campo Participación en los beneficios. Al hacer clic en el botón Cerrar, Excel registra su nuevo estado de participación en los beneficios en la lista de datos.

Al utilizar el botón Criterios en el formulario de datos para buscar registros, puede incluir los siguientes operadores en los criterios de búsqueda que introduzca para localizar un registro específico en la base de datos:

Significado del operador=Igual a>Mayor que>=Mayor que o igual aPor

ejemplo, para mostrar sólo aquellos registros en los que el salario de un empleado es mayor o igual a 50.000 dólares, introduzca >=50000 en el cuadro de texto del campo Sueldo y, a continuación, haga clic en el botón Buscar siguiente.

Al especificar los criterios de búsqueda que se ajustan a un número de registros, es posible que tenga que hacer clic en el botón Buscar siguiente o Buscar anterior varias veces para localizar el registro que desea. Si no hay ningún registro que se ajuste a los criterios de búsqueda introducidos, el equipo emitirá un pitido cuando haga clic en estos botones.

Para cambiar los criterios de búsqueda, primero borre el formulario de datos haciendo clic de nuevo en el botón Criterios y luego en el botón Borrar.

Para volver al registro actual sin utilizar los criterios de búsqueda introducidos, haga clic en el botón Formulario. (Este botón reemplaza al botón Criterios tan pronto como haga clic en el botón Criterios).

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