Cómo encontrar un informe en QuickBooks Online

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QuickBooks Online para tontos, 4ª Edición

Por Elaine Marmel

QuickBooks Online le ofrece una gran cantidad de informes para que pueda mantenerse informado sobre sus finanzas en todo momento. Los informes en QBO están organizados en cinco categorías:

  • Informes recomendados
  • Ejecutar informes con frecuencia
  • Mis informes personalizados
  • Informes de gestión
  • Todos los informes

Estas categorías aparecen en la página Informes debajo del gráfico y funcionan como fichas; es decir, se hace clic en una ficha para ver los informes de esa categoría. Y, si usted es un contador que utiliza QBOA, verá una categoría más de informes: Informes Contables.

Examinar los informes recomendados

QBO enumera los informes en la pestaña Recomendado de la página Informes en función de las funciones que utiliza en QBO, las preferencias y los complementos.

Abajo, el gráfico en la parte superior de la página Informes está oculto para dar a los informes de la pestaña Recomendado un poco más de espacio en pantalla. Recuerde, los informes que se muestran aquí pueden diferir de los que ve cuando revisa los informes recomendados.

Examinar los informes que se ejecutan con frecuencia

De nuevo, no es ninguna sorpresa: En la ficha Ejecutar con frecuencia, QBO enumera los informes que se ejecutan con más frecuencia. Cuando empiece a utilizar QBO por primera vez y aún no haya ejecutado informes, la pestaña Ejecutar con frecuencia no contiene ningún informe. En su lugar, contiene un mensaje que describe lo que verá después de empezar a ejecutar informes.

Búsqueda de informes personalizados

La pestaña mis informes personalizados enumera los informes que ha impreso, ya sea en su pantalla o en una impresora, personalizados y guardados, ya sea como informes individuales o en un grupo de informes. Al igual que su primo, Frequently Run reports, la pestaña my Custom Reports permanece vacía hasta que imprima, personalice y guarde un informe como se describe más adelante en este capítulo en la sección «Saving a customized report». En esa sección, también le muestro cómo colocar un informe personalizado en un grupo, y usted puede echar un vistazo a mi página Informes personalizados después de que contenga un informe guardado en un grupo.

Si usted es un antiguo usuario de QuickBooks Desktop, tenga en cuenta que guardar un informe en QBO equivale a memorizar un informe en el producto QuickBooks Desktop, y guardar un informe en un grupo en QBO es conceptualmente lo mismo que crear un grupo de informes memorizados en el producto QuickBooks Desktop.

Echar un vistazo a los informes de gestión

La pestaña Informes de gestión enumera tres paquetes de informes de gestión predefinidos que puede preparar e imprimir haciendo clic en el enlace Ver de la columna Acción.

Estos paquetes de informes son realmente elegantes; cada paquete contiene una portada de aspecto profesional, un índice y varios informes relacionados con el nombre del paquete de informes:

  • El informe de gestión de rendimiento de ventas contiene el informe de pérdidas y ganancias, el informe Detalle de antigüedad de deudores y el informe Resumen de ventas por cliente.
  • El informe de gestión del rendimiento de gastos contiene el informe de pérdidas y ganancias, el informe Detalle de antigüedad de proveedores y el informe Resumen de gastos por proveedor.
  • El informe de gestión Resumen de la sociedad contiene el informe de pérdidas y ganancias y el informe de balance.

Cuando hace clic en Ver en la columna Acción junto a un informe de gestión, QBO suele crear una versión en PDF de un informe de gestión. Puede hacer clic en el enlace PDF en la parte inferior del navegador o en la ventana de vista previa de impresión que aparece para abrir el informe en el visor de PDF que tiene instalado en su ordenador.

Es posible que pueda imprimir el informe de gestión directamente desde QBO, pero, si no puede, su visor de PDF le dará la opción de desplazarse e imprimir el informe. En la imagen de abajo, el informe de gestión de la Visión General de la Compañía ya ha sido descargado en un visor de PDF; puede ver la portada y, en la sección de miniaturas a la izquierda, el Índice y la página del informe de Pérdidas y Ganancias.

También puede personalizar estos informes; haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto a un informe para ver sus opciones. Si opta por editar un paquete de informes, puede añadir su logotipo a la portada, añadir más informes al paquete, incluir un resumen ejecutivo y añadir notas finales al paquete.

Exploración de todos los informes QBO

La pestaña Todos los informes le da una manera de encontrar cualquier informe QBO. La página enumera una serie de categorías para informes, como Visión general del negocio y Gestión de deudores. Al hacer clic en una categoría en particular, aparece una página que enumera todos los informes de la categoría seleccionada. Una vez que haya seleccionado una categoría, puede volver a mostrar la página Todos los informes haciendo clic en el enlace Todos los informes que aparece sobre el nombre de la categoría del informe.

Búsqueda de un informe

No es necesario utilizar las pestañas para encontrar un informe. En su lugar, puede hacer clic en el cuadro Ir a informe; cuando lo haga, QBO mostrará todos los informes, ordenados alfabéticamente, en una lista desplegable.

Si ve el informe que desea, puede hacer clic en él y QBO lo mostrará en pantalla. Si no ve el informe que desea, puede escribir algunas palabras clave en el cuadro Ir a informe y QBO reduce los informes que se muestran en la lista desplegable a aquellos cuyo nombre contiene las palabras clave que ha escrito.

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