Cómo enviar archivos con Microsoft Outlook 2019

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Por Faithe Wempen, Bill Dyszel

Probablemente realiza la mayor parte de su trabajo diario en programas distintos de Microsoft Outlook. Puede crear documentos en Microsoft Word o crear hojas de cálculo elaboradas con Excel. Cuando quieres enviar un archivo por correo electrónico, Outlook se involucra, aunque a veces funciona en segundo plano.

Puede compartir un archivo enviando un enlace a un archivo almacenado en su OneDrive. Si el archivo no está en su OneDrive, se le pedirá que guarde una copia del mismo antes de compartirlo.

OneDrive es un sistema de almacenamiento de archivos basado en la nube que está disponible de forma gratuita para cualquier persona que tenga una cuenta de Microsoft, es decir, prácticamente cualquier persona que utilice Windows u Office. No tiene que usar OneDrive para almacenar sus archivos de aplicación de Office, pero hay muchas ventajas al hacerlo, como tener siempre acceso a ellos sin importar dónde se encuentre, y sin importar el desastre que pueda haber ocurrido en su casa, oficina u ordenador. (No quiero volverme morboso, pero estas cosas pasan.)

Para enviar un archivo por correo electrónico como enlace, siga estos pasos:

  1. Abra el documento en Microsoft Word. El documento se abre en pantalla.
  2. Haga clic en Compartir en la esquina superior derecha de la ventana de Word.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en OneDrive. Aparece el cuadro de diálogo Compartir si el archivo aún no está guardado en su OneDrive. Su archivo tiene que ser guardado allí antes de que pueda compartir un enlace. (Si no desea guardarlo en OneDrive, consulte el siguiente conjunto de pasos para obtener otra forma de compartir).
  4. En el panel de tareas Compartir, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea enviar el archivo. Para introducir varias direcciones, sepárelas con punto y coma.
  5. Si no desea que el destinatario edite el archivo, haga clic en el menú desplegable Can Edit y seleccione Can View. Esta configuración determina si el destinatario podrá o no realizar cambios.
  6. Escriba un mensaje para el destinatario si lo desea en el cuadro Incluir un mensaje (opcional). Este mensaje aparecerá como el cuerpo del mensaje de correo electrónico. La figura muestra un ejemplo.
  7. Haga clic en Compartir.

También puede enviar una copia de un documento como archivo adjunto por correo electrónico. Este método envía una copia separada a cada destinatario y no requiere que el archivo se almacene en OneDrive.

Para enviar un archivo por correo electrónico como archivo adjunto, siga estos pasos:

  1. Abra el documento en Microsoft Word. El documento se abre en pantalla.
  2. Haga clic en Compartir en la esquina superior derecha de la ventana de Word. Este botón proporciona una forma rápida de compartir; también puede usar Archivo, Compartir si lo prefiere.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en Documento de Word.m O Si aparece el panel de tareas Compartir, haga clic en Enviar como archivo adjunto y, a continuación, haga clic en Enviar una copia. De cualquier manera, el formulario de Nuevo Mensaje se abre con su documento listado en la línea Adjunta, como se muestra aquí. Si desea escribir un mensaje en la parte principal de la pantalla, puede hacerlo, pero no es necesario.
  4. Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea enviar el archivo. Para introducir varias direcciones, sepárelas con punto y coma.
  5. Cambie el texto de la línea de asunto si lo desea. Por defecto es el nombre del archivo.
  6. Haga clic en Enviar.

Whew! Cuando sólo está enviando un archivo de Word, estos pasos parecen un largo camino por recorrer, pero siempre conseguirán que su documento siga su camino. Por alguna razón, la gente de Microsoft hizo esta tarea más laboriosa a medida que pasaron los años.

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