Cómo enviar facturas por correo electrónico en QuickBooks 2012

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Por Stephen L. Nelson

Puede enviar por correo electrónico una factura de QuickBooks 2012. Para ello, haga clic en el botón Enviar y seleccione el comando Factura de correo en el menú que muestra QuickBooks. (El botón Enviar aparece en la parte superior de la pantalla Crear factura.)

Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Enviar factura, indique la cuenta de correo electrónico que desea utilizar (correo web, una aplicación de correo electrónico como Microsoft Outlook o el sistema de correo electrónico QuickBooks) y proporcione la dirección de correo electrónico y, opcionalmente, un nuevo mensaje de correo electrónico. A continuación, haga clic en el botón Enviar ahora para enviar la factura.

También puede hacer clic en el botón Enviar más tarde para agrupar sus facturas por correo electrónico y enviarlas más tarde. Para enviar todas sus facturas en un lote posteriormente, haga clic en el botón de flecha situado junto al botón Enviar en la parte superior de la ventana Crear facturas y seleccione el comando Enviar lote en el menú que muestra QuickBooks.

La primera vez que haga clic en el botón Enviar, QuickBooks puede pedirle que describa su cuenta o cuentas de correo electrónico.

También puede utilizar el cuadro de diálogo Enviar factura para enviar la factura a QuickBooks y luego hacer que los usuarios de QuickBooks envíen una copia impresa al cliente. Para ello, marque el botón Correo a través de QuickBooks. QuickBooks le informa sobre este servicio adicional y, si decide hacerlo, lo guiará a través del proceso de registro.

Para la consternación de muchos usuarios, QuickBooks añade un mensaje y un enlace para hacer clic en la parte inferior de sus facturas impresas y enviadas por correo electrónico que incita a sus clientes a utilizar un sistema de pago en línea gratuito para pagar su factura. No bromees.

Pero después de un poco más de reflexión (y un control sobre el costo de este servicio), la Red de Pago Intuit es una opción que muchas pequeñas empresas deben considerar.

Si desea eliminar el mensaje y el hipervínculo a la red de pago Intuit, seleccione el comando Edit→Preferences, haga clic en la entrada Pagos de la lista Preferencias, haga clic en la ficha Preferencias de la empresa y, a continuación, desactive las casillas Activar pago en línea.

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