Cómo enviar facturas por correo electrónico en QuickBooks 2014

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Por Stephen L. Nelson

Usted puede enviar por correo electrónico una factura de QuickBooks. Para ello, haga clic en el botón Correo electrónico, que aparece en la parte superior de la pantalla Crear factura en la ficha Principal. Cuando QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Enviar factura, indique la cuenta de correo electrónico que desea utilizar (correo web, una aplicación de correo electrónico como Microsoft Outlook o el sistema de correo electrónico QuickBooks), y proporcione la dirección de correo electrónico y (opcionalmente) un nuevo mensaje de correo electrónico.

A continuación, haga clic en el botón Enviar ahora para enviar la factura. También puede hacer clic en el botón Enviar más tarde para agrupar sus facturas por correo electrónico y enviarlas más tarde. Para enviar todas sus facturas en un lote más tarde, haga clic en la flecha debajo del botón Correo electrónico en la parte superior de la ventana Crear facturas y seleccione el comando Lote en el menú que muestra QuickBooks.

La primera vez que haga clic en el botón Correo electrónico, QuickBooks puede pedirle que describa su cuenta o cuentas de correo electrónico, lo que usted hace siguiendo las instrucciones en pantalla. QuickBooks también puede sugerirle que utilice su servicio de correo, lo que significa que envía la factura por correo electrónico a Intuit y luego Intuit caracol-envía la factura en papel a su cliente. Si está interesado en el servicio de envío de facturas de Intuit, siga las indicaciones en pantalla.

Para la consternación de muchos usuarios, QuickBooks añade un mensaje y un enlace para hacer clic en la parte inferior de sus facturas impresas y enviadas por correo electrónico que incita a sus clientes a utilizar un sistema de pago en línea gratuito para pagar su factura. No bromees.

La Red de Pago Intuit es una opción que algunas pequeñas empresas deben considerar. La tarifa que usted paga cuando los clientes utilizan el servicio es de $.50 por transacción bancaria y 3.25% por transacción con tarjeta de crédito. Es una solución muy económica de procesamiento de pagos para muchas empresas. PayPal cobra cerca del 3 por ciento en cada transacción, no sólo en las transacciones con tarjeta de crédito.

Si desea eliminar el mensaje y el hipervínculo a la red de pago Intuit, seleccione el comando Edit→Preferences, haga clic en la entrada Pagos de la lista Preferencias, haga clic en la ficha Preferencias de la empresa y, a continuación, desactive la casilla de verificación Incluir vínculo de pago en facturas en línea.

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