Cómo escribir cheques en QuickBooks 2010

INDICE

QuickBooks 2010 incluye un comando y una ventana específicamente para registrar y posiblemente imprimir cheques. Usted puede girar cheques dentro de QuickBooks, registrando la información del retiro en la cuenta apropiada.

1Seleccione Banking→Write Checks.

QuickBooks muestra la ventana Escribir cheques.

2En la lista desplegable Cuenta bancaria, seleccione una cuenta.

Seleccione la cuenta correcta en la que desea escribir un cheque.

3En el campo Nº, identifique el número de cheque.

Si aún no sabe el número del cheque porque no lo ha impreso, deje en blanco el campo Nº. A continuación, active la casilla de verificación Para imprimir, que aparece aproximadamente en el centro de la ventana Escribir cheques.

4En el campo Fecha, registre la fecha en que se escribe o se escribirá el cheque.

Puede introducir la fecha de verificación en formato mm/dd/aaaaa. También puede introducir fechas como simplemente mmdd o m/dd, y QuickBooks las transforma en mm/dd/aaaaa.

También puede hacer clic en el pequeño botón de calendario que aparece a la derecha del campo Fecha y seleccionar un día en el calendario emergente que aparece.

5En el campo Pagar a la orden de, identifique al individuo o negocio que está pagando con el cheque.

Si el cheque que está registrando es el primer cheque que le ha extendido al beneficiario, debe escribir el nombre del beneficiario en el campo. Si ha pagado previamente al beneficiario, haga clic en el botón de flecha en el extremo derecho del campo Pagar al orden de pago y seleccione un beneficiario de la lista desplegable que aparece.

6Haga clic en el campo $ y escriba el monto del cheque.

QuickBooks escribe la cantidad del cheque en la línea debajo del campo Pagar al pedido de.

7(Opcional) Introduzca o edite una dirección en el bloque Dirección.

Si lo desea, puede utilizar el bloque de direcciones para proporcionar la dirección del beneficiario. QuickBooks escribe el nombre del beneficiario en la primera línea del bloque de direcciones cuando usted completa el campo Pagar a la orden de pago. Puede añadir las otras líneas al bloque de direcciones manualmente. Tenga en cuenta, sin embargo, que si usted ha introducido previamente una dirección para un beneficiario (como la última vez que registró un cheque para el beneficiario), QuickBooks reutiliza esta información de dirección para cheques posteriores.

8(Opcional) Proporcione una descripción de la nota en el campo Nota.

Si va a imprimir el cheque, por ejemplo, puede utilizar el campo Nota para identificar su número de cuenta o el número de factura que paga el cheque.

9(Opcional) Seleccione la casilla Pago en línea.

Si selecciona esta casilla de verificación, QuickBooks transmitirá esta información de cheque a su banco junto con las instrucciones de que el banco realice el pago.

10Si el cheque paga un gasto en particular o compra un activo en particular, haga clic en la ficha Gastos, si aún no es visible.

Es posible que se haya abierto la ventana Escribir cheques con la ficha Gastos ya visualizada.

11Introduzca la cuenta correspondiente en la columna Cuenta y el importe del gasto o la compra en la columna Importe.

Esta información básica explica por qué está escribiendo el cheque y de dónde proviene el dinero.

12(Opcional) En la columna Nota, proporcione una descripción de esa línea de gastos en detalle.

Incluya alguna aclaración sobre la compra o el gasto, si lo desea.

13(Opcional) Use la columna Cliente: Trabajo y la columna Clase para describir y categorizar la información detallada de la línea de cuenta.

Si clasifica el gasto como un gasto incurrido para un cliente o trabajo en particular, puede utilizar la columna Facturable (marcada con un icono) para indicar si este artículo debe facturarse posteriormente al cliente.

14Haga clic en la ficha Artículos de la ventana Escribir cheques.

Utilice la ficha Artículos al escribir un cheque para comprar los artículos mostrados y descritos en su lista de artículos.

15Identifique el artículo que está comprando introduciendo el código o nombre del artículo en la columna Artículo.

Si lo desea, edite la descripción del artículo que se muestra en la columna Descripción.

16En las columnas Cantidad, Costo e Importe, describa el número de artículos y el costo total de los artículos comprados.

Al igual que con la pestaña Gastos, QuickBooks le da la opción de clasificar más un artículo utilizando las columnas Cliente: Trabajo, Facturación y Clase.

17Si no desea imprimir el cheque en este momento, haga clic en el botón Guardar y cerrar o en Guardar y nuevo.

El botón Grabar y cerrar graba el cheque y también cierra la ventana Escribir cheques. Haga clic en el pulsador Grabar y nuevo para grabar el cheque y, a continuación, vuelva a visualizar la ventana Escribir cheques para que pueda registrar otro cheque.

Si no desea grabar el cheque, haga clic en el botón Borrar.

18Si desea imprimir cheques en un lote, después de haber registrado el último cheque que desea imprimir, haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha del botón Imprimir.

Aparece el menú Imprimir.

Si desea imprimir sólo este cheque, haga clic en el botón Imprimir.

19Seleccione el comando Imprimir lote.

Se abre la ventana de diálogo Seleccionar cheques para imprimir.

20Seleccione los cheques que desea imprimir.

Haga clic para seleccionarlos.

21En el cuadro de texto Primer número de cheque, ingrese el número del primer formulario de cheque que se utilizará para imprimir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

QuickBooks muestra la ventana de diálogo Imprimir cheques.

22En el área Estilo de cheque, seleccione el botón de opción para el tipo de formularios de cheques en los que está imprimiendo.

Si está usando cheques estándar o estilo billetera, también necesita indicar el número de cheques.

23Haga clic en el botón Imprimir.

También puede imprimir formularios de cheques en un lote seleccionando File→Print Forms→Checks QuickBooks muestra la ventana de diálogo Seleccionar cheques para imprimir. Identifique los cheques que desea imprimir, haga clic en Aceptar y utilice la ventana de diálogo Imprimir cheques para finalizar la impresión de sus cheques.

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