Cómo escribir una nota en Outlook

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Por Bill Dyszel

Una nota es el único tipo de elemento que puede crear en Outlook que no utiliza un cuadro de diálogo normal con menús, cintas o barras de herramientas. Las notas son más fáciles de usar -pero algo más difíciles de explicar- que otros elementos de Outlook.

No aparece ningún nombre en el icono de nota, y no existe ningún nombre para la parte de la nota que arrastres cuando quieras cambiarle el tamaño, aunque puedes ver cómo se ve en la siguiente imagen.

¿Cómo pudiste vivir sin esas pequeñas notas amarillas? ¡Están por todas partes! Lo curioso de las notas adhesivas es que provienen del fracaso de un inventor. Un científico estaba tratando de inventar una nueva fórmula para el pegamento, y se le ocurrió un tipo de pegamento que no se pegaba muy bien. Como los informáticos que vinieron después, dijo: «¡Eso no es un error, es una característica!» Luego, descubrió cómo hacer una fortuna vendiendo pequeños billetes que no se pegaban muy bien. Es natural que un invento como éste se adapte a los ordenadores.

Si agrupa los elementos en la barra de tareas de Windows (en la parte inferior de la pantalla), cada vez que inicie un programa, la barra de tareas de Windows agregará un icono. De esta forma, sabrá cuántos programas está ejecutando. Si hace clic en un icono de un programa de la barra de tareas, cambiará a ese programa. Si inicia Word y Excel, por ejemplo, verá iconos para esos programas en la barra de tareas.

Sin embargo, si tiene dos o más documentos abiertos en Word o Excel, por ejemplo, sólo verá un icono etiquetado – con una W de Word o una E de Excel. Si hace clic en ese icono, verá una lista de cada documento u hoja de cálculo abierta.

Outlook funciona de la misma manera. Al crear un nuevo elemento en Outlook, debe hacer clic en el icono de Outlook para ver la lista de elementos de Outlook abiertos. La lista permanece hasta que se cierra y se graba cada elemento. Es como tener dos o más programas abiertos en Windows simultáneamente.

La ventaja de este arreglo es que puedes dejar algo así como una nota abierta durante mucho tiempo y seguir cambiando a ella para añadir comentarios. La desventaja es que si no miras la barra de tareas para ver cuántas notas tienes abiertas, es posible que estés creando un montón de notas cuando prefieras sólo una.

Otra ventaja es que puede tener dos notas abiertas al mismo tiempo – o una nota y un mensaje de correo electrónico – y arrastrar texto de una a otra.

Para tomar notas virtuales mientras realiza su trabajo, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el botón Notas en el panel de navegación (o presione Ctrl+5). aparece la lista de notas. en realidad no tiene que ir al módulo Notas para crear una nueva nota; puede presionar Ctrl+Mayús+N y luego saltar al paso 3. Vaya primero al módulo Notas para que pueda ver que su nota aparece en la lista de notas cuando termine. De lo contrario, su nota parece desaparecer en el aire (aunque no lo haga). Outlook archiva automáticamente su nota en el módulo Notas a menos que haga un esfuerzo especial para enviarla a otra parte.
  2. Haga clic en el botón Nueva nota y aparecerá el cuadro de nota en blanco.
  3. Escribe lo que quieras decir en tu nota y haz clic en el icono de la nota en la esquina superior izquierda de la nota. Puedes usar la primera línea de forma creativa para ayudar a encontrar una nota o para revisar rápidamente los temas que tienes en tu pila de notas. La siguiente imagen muestra una nota de ejemplo.
  4. Pulse Esc.

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