Cómo establecer las preferencias de la cuenta de cheques QuickBooks 2012

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Por Stephen L. Nelson

Si muestra el cuadro de diálogo Preferencias y hace clic en el icono Cuenta de cheques, QuickBooks 2012 muestra la ficha Mis preferencias o la ficha Preferencias de la empresa.

La pestaña Mis Preferencias para Comprobar Preferencias le permite indicar a QuickBooks qué cuenta debe sugerir como cuenta predeterminada cuando abra determinados tipos de ventanas dentro de QuickBooks.

Por ejemplo, la casilla de verificación Abrir escribir cheques es la primera casilla de verificación de la ficha. A la derecha de la casilla de verificación Abrir los cheques, aparece la lista desplegable Formulario con cuenta. Si selecciona la casilla de verificación Abrir la escritura de cheques, puede seleccionar una cuenta de la lista desplegable Formulario con cuenta.

Esto le indica a QuickBooks que use o sugiera la cuenta especificada cada vez que abra la ventana Escribir cheques.

La ficha Mis preferencias también incluye casillas de verificación que puede utilizar para especificar la cuenta predeterminada para la ventana Pagar facturas, la ventana Pagar impuestos sobre las ventas y la ventana Realizar depósitos. Si tiene varias cuentas de cheques configuradas, es una buena idea configurar las cuentas predeterminadas usando la pestaña Mis Preferencias.

Si establece estas preferencias, es menos probable que escriba cheques por error o que pague las facturas de la cuenta equivocada.

La pestaña Preferencias de la empresa proporciona casillas de verificación que puede utilizar para describir cómo funcionan los cheques en QuickBooks:

  • Imprimir nombres de cuenta en el documento: Esta casilla de verificación le permite indicar a QuickBooks que debe imprimir los nombres de las cuentas en la parte del vale del cheque.
  • Modificar la fecha de verificación al imprimir el cheque: Seleccione esta casilla de verificación para indicar a QuickBooks que utilice la fecha actual del sistema como fecha de verificación impresa.
  • Comience con el campo Destinatario de pago en cheque: Seleccione esta casilla de verificación para indicar a QuickBooks que coloque el punto de inserción o el cursor de texto en el campo Receptor del pago al abrir la ventana Escribir cheques.
  • Advertir sobre números de cheque duplicados: Al seleccionar esta casilla de verificación, QuickBooks le avisa de que debe duplicar los números de cheque. (Usted desea dejar seleccionada esta casilla de verificación, obviamente, para no usar números de cheque duplicados o erróneos).
  • Llenar automáticamente el número de cuenta del beneficiario en la nota de cheques: Seleccione esta casilla de verificación para indicar a QuickBooks que rellene automáticamente el número de cuenta del beneficiario al escribir un cheque. QuickBooks recupera el número de cuenta de un beneficiario de la Lista de Proveedores o de la Lista de Otros Nombres.
  • Seleccione Cuentas predeterminadas a utilizar: Estas casillas de verificación le permiten especificar la cuenta que QuickBooks sugiere al abrir la ventana Crear cheques de nómina o abrir la ventana Pasivos de nómina. Esencialmente, entonces, estas cajas le permiten decirle a QuickBooks qué cuenta de cheques utiliza para escribir cheques de nómina y para pagar los pasivos de nómina, tales como los montos de retención de impuestos federales sobre la renta.
  • Seleccione la vista de Banca en línea: Si ha activado la banca en línea para QuickBooks, QuickBooks proporciona botones de opción que puede usar para cambiar la forma en que la información de transacciones en línea aparece en la ventana de banca en línea.

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