Cómo estimar el esfuerzo y la duración del proyecto 2013

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Por Cynthia Snyder Stackpole

El desarrollo de estimaciones precisas – ya sea de recursos, duración o costos – es una de las partes más difíciles y polémicas de la gestión de un proyecto. Usted debe entender la naturaleza de la estimación y la diferencia entre el esfuerzo necesario para realizar el trabajo y la duración, que indica el número de períodos de trabajo requeridos (duración de la actividad) en el Proyecto 2013.

Existen varias técnicas disponibles para ayudarle a desarrollar estimaciones, dependiendo de la naturaleza del trabajo. Puede empezar por observar la diferencia entre esfuerzo y duración y luego las habilidades que necesita para desarrollar estimaciones precisas.

Esfuerzo número de unidades de trabajo necesarias para completar una tarea. El esfuerzo se expresa generalmente en horas, días o semanas de trabajo del personal.

La duración es el número total de períodos de trabajo (sin incluir los días festivos u otros períodos no laborables) necesarios para completar una tarea. La duración suele expresarse en días laborables o semanas de trabajo.

A veces, la gente parece estimar la duración de las mismas, ya sea arrebatándolas del aire o consultando una Bola Mágica de 8 Bolas. La estimación es sin duda un arte y una ciencia.

El arte proviene del juicio experto que los miembros del equipo y los estimadores aportan al proceso. Su experiencia y sabiduría de proyectos anteriores son invaluables para desarrollar estimaciones, determinar el mejor método de estimación y evaluar las estimaciones (o las suposiciones que las respaldan) para evaluar su validez. Además de la ingeniosa contribución de los expertos, los miembros del equipo y los estimadores, hay una serie de métodos que comprenden la ciencia de la estimación.

La estimación análoga es el método más común de estimación. Los expertos mencionados anteriormente normalmente llevan a cabo esta forma de estimación. En su forma más básica, este método compara proyectos pasados con el proyecto actual, determina sus áreas de similitud y áreas de diferencia, y luego desarrolla una estimación en consecuencia.

Una aplicación más robusta determina los impulsores de duración y analiza la relación entre proyectos anteriores similares con el proyecto actual. Los factores de duración pueden incluir el tamaño, la complejidad, el riesgo, el número de recursos, el peso o cualquier otro aspecto del proyecto que influya en la duración.

Si desea utilizar una estimación análoga de manera efectiva, sus proyectos deben ser similares de hecho, no simplemente similares en apariencia. Una actualización de software puede sonar similar a alguien que no está familiarizado con el software, pero hay grandes diferencias en lo que implica una actualización de software, por lo que una actualización de software no es necesariamente similar a otras.

La estimación paramétrica utiliza un modelo matemático para determinar la duración del proyecto. Aunque no todo el trabajo puede ser estimado usando este método, es rápido y simple: Multiplique la cantidad de trabajo por el número de horas requeridas para lograrlo.

Por ejemplo, si un pintor puede pintar 100 pies cuadrados por hora y usted tiene que pintar 6,000 pies cuadrados, puede asumir 60 horas de esfuerzo. Si tres personas están pintando (60 ÷ 3), la tarea debe durar 20 horas, o el equivalente a 2,5 días.

Cuando hay mucha incertidumbre, riesgo o factores desconocidos en torno a una actividad o un paquete de trabajo, se puede utilizar la estimación de tres puntos para producir un rango y una duración esperada. En este método, se reúnen tres estimaciones basadas en estas clases de escenarios:

  • En el mejor de los casos: En este escenario optimista (representado por la letra O), todos los recursos necesarios están disponibles, nada sale mal y todo funciona correctamente la primera vez.
  • Lo más probable es que sí: Las realidades de la vida del proyecto se tienen en cuenta en la estimación, como la indisponibilidad prolongada de un recurso, una interrupción del trabajo o un error que cause un retraso. Este es el escenario más probable (o M).
  • En el peor de los casos: Esta estimación pesimista (P) asume recursos no calificados, o recursos insuficientes, una gran cantidad de trabajo de repaso y retrasos.

La manera más simple de desarrollar la duración esperada es sumar las tres estimaciones y dividir por 3. Sin embargo, esta técnica no es la más precisa porque asume -de manera poco realista- una probabilidad igual de que ocurran los escenarios del mejor caso, más probable y peor caso.

En realidad, la estimación más probable tiene una mayor probabilidad de ocurrir que los escenarios del mejor o del peor de los casos. Por lo tanto, pondere el escenario más probable y determine el promedio ponderado.

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