Cómo estimar el gasto de deudas incobrables

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Por Stephen L. Nelson

Otro asiento importante que debe comprender para sacar el máximo provecho de QuickBooks 2012 al trabajar con cuentas por cobrar es cómo estimar el gasto de deudas incobrables.

Asiento 3: Registro de una compensación para cuentas incobrables
AccountDebitCreditBad debt expense100Allowance for uncollectible A/R100Journal

Entry 3 registra una estimación de la porción incobrable de las cuentas por cobrar. (Es posible que las empresas que no desean mantener estados de cuenta basados en la contabilidad de ejercicio no tengan que preocuparse por el Asiento 3.) Desafortunadamente, parte del dinero que factura a los clientes puede ser incobrable. Sin embargo, el Asiento 1 registra cada dólar que usted factura a sus clientes como ingreso.

Por lo tanto, necesita una manera de compensar, o reducir, parte de los ingresos por ventas en la cantidad que finalmente resulta ser incobrable.

El registro en el diario 3 muestra una manera común de hacerlo. El asiento 3 debita el gasto de la deuda incobrable, que es una cuenta de gastos que se puede utilizar para registrar las cuentas por cobrar incobrables de los clientes. El asiento 3 también abona otra cuenta que se muestra como provisión para deudores incobrables.

Esta cuenta de provisión se denomina cuenta de activos fijos, lo que significa que básicamente reduce el saldo notificado en el balance de una cuenta de activos fijos. En el caso de la provisión para cuentas de deudores incobrables, por ejemplo, este abono de 100 USD reduce el saldo de deudores mostrado en el balance en 100 USD.

Cuando aparece el gasto por deudas incobrables que se muestra en el Registro Diario 3 varía de una empresa a otra. Algunos negocios reportan el gasto de la deuda incobrable con los otros ingresos por ventas, permitiendo así que el estado de resultados muestre los ingresos netos por ventas. Otros negocios reportan gastos por deudas incobrables con los otros gastos operativos. Usted debe reportar los gastos de deudas incobrables dondequiera que tenga más sentido en términos de administración de su negocio.

QuickBooks no registra automáticamente la transacción en el Registro en el diario 3. Usted mismo registra las estimaciones de los gastos de deudas incobrables utilizando el comando QuickBooks Make Journal Entries.

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