Cómo etiquetar y anotar con SharePoint Online

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Por Ken Withee, Jennifer Reed

Una etiqueta le permite etiquetar el contenido o las páginas web con palabras o frases que tengan sentido para usted. Cuando utiliza SharePoint Online, parte del conjunto de productos de Office 365, puede compartir sus etiquetas con sus colegas y mejorar la colaboración permitiendo que otros conozcan mejor sus intereses y los proyectos en los que está trabajando.

Si está trabajando en un proyecto confidencial, asegúrese de marcar sus etiquetas como «privadas».

Las notas son el equivalente a publicar algo en el muro de Facebook de tu amigo. Puede hacer una pregunta, felicitar a alguien por un trabajo bien hecho o comentar un proyecto. Dependiendo de las preferencias del usuario, la persona a la que le dejó una nota también puede ser notificada de su nota por correo electrónico.

Las notas son visibles para todos en su organización; la gente puede ver las notas que usted deja para un colega, ya sea que lo siga o no. Cuando compartas tus pensamientos sobre un artículo, una página o una persona, ten en cuenta el impacto potencial. Del mismo modo que no publicarías fotos en Facebook a las que no quieras volver para perseguirte, no publiques notas que violen las políticas de tu empresa.

El contenido y las páginas que etiquete y anote se muestran en la ficha Etiquetas y notas de la página Mi perfil. Dentro de esta pestaña, puede refinar la visualización alfabéticamente, por tipo o por tamaño.

Sus etiquetas y notas también se muestran visualmente en una nube de etiquetas. El tamaño de la etiqueta se muestra de acuerdo con la frecuencia de uso.

Si está viendo un sitio interno que tiene permisos abiertos y le gustaría visitarlo más tarde, haga clic en el botón Me gusta en la parte superior derecha para etiquetar rápidamente la página. Si el botón I Like Itbutton no lo hace por ti y quieres incluir información adicional sobre la página que estás viendo, usa el botón Tags and Notes en su lugar. Aquí está el cómo:

  1. En la página que desee etiquetar, haga clic en el botón Etiquetas y notas en la parte superior derecha y aparecerá la ventana Etiquetas y Tablón de notas.
  2. Vaya a la pestaña Tablero de notas e introduzca sus notas en el cuadro de texto.
  3. Haga clic en Guardar.

Las etiquetas y notas no se limitan sólo a los sitios internos de SharePoint. También puede utilizar esta función para cualquier sitio web. Puede instalar la herramienta Etiqueta y Nota en su barra de herramientas de Favoritos para facilitar el acceso cada vez que encuentre un sitio interesante.

La forma más sencilla de utilizar la herramienta es añadirla a la barra de favoritos del navegador. Las instrucciones para añadir la herramienta se encuentran en la pestaña Etiquetas y Notas en la página Mi perfil. Cuando esté instalado, haga clic en la herramienta cada vez que encuentre una página web que desee etiquetar. La herramienta se comporta como si estuviera etiquetando un sitio SharePoint interno con el Note Board.

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