Cómo exportar datos a Access 2016

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Por Laurie Ulrich Fuller, Ken Cook

Cada objeto Access 2016 puede exportarse; las tareas de exportación más comunes son exportar datos de una tabla o consulta a otro programa (como una hoja de cálculo) y exportar un informe en formato de documento portátil (comúnmente conocido como PDF).

La exportación de una tabla o consulta implica la reorganización de los datos que contiene en un formato diferente. Al igual que con la importación, Access puede traducir los datos a una variedad de formatos de archivo, dependiendo de sus necesidades.

Dado que todos los objetos Access pueden exportarse, la ficha Datos externos de la cinta le presenta todos los formatos de archivo en los que se puede exportar el objeto. Si no puede exportarlo a un formato determinado, el botón de ese formato está desactivado.

Formatos de exportación

Acceda a las exportaciones a los mismos formatos que importa. Access también exporta a PDF (archivos Adobe Acrobat), XPS (XML Paper Specification), Microsoft Word y a un archivo adjunto de correo electrónico.

Exportación de datos de tablas o consultas

Los pasos para exportar una tabla o consulta son sencillos:

  1. Con la base de datos abierta, haga clic en la tabla o consulta que desea exportar. Todos los objetos de la base de datos se encuentran en el panel de navegación y se resalta el nombre de la tabla o consulta.
  2. Haga clic en la ficha Datos externos de la cinta de opciones, en el grupo Botón Exportar y en el grupo Botón Exportar. Tenga en cuenta las siguientes características del grupo de botones Exportar: Las tareas de exportación más comunes tienen sus propios botones; los formatos que se utilizan con menos frecuencia se agrupan; puede llegar a ellos con el botón Más.
  3. Haga clic en el botón que coincida con el programa al que va a exportar sus datos.Paso 1 del cuadro de diálogo Exportar – Hoja de cálculo de Excel completado.Aparece un cuadro de diálogo Exportar personalizado con el formato de su elección.
  4. El cuadro de diálogo Exportar muestra las opciones para el formato del archivo de exportación: Cada opción pide un nombre de archivo (incluida la ruta) para los datos exportados. Algunos procesos de exportación también le preguntan si desea abrir el nuevo archivo una vez finalizada la exportación.
  5. Seleccione la casilla Guardar pasos de exportación si sabe que va a realizar esta exportación de nuevo. Después de marcar la casilla, se le pedirá un nombre para su exportación. la cinta contiene un botón llamado Exportaciones guardadas. Utilice este botón si desea facilitar la exportación frecuente de una tabla o consulta. Aquí se ve una tabla exportada desde Access tal y como aparece en Excel. Cuando ejecuta una exportación guardada más de una vez, Access le informa de que el archivo de destino ya existeLa tabla de Voluntarios exportados en Excel, lista para cualquier cosa.

Exportación de un informe a PDF

Siga estos pasos para exportar un informe a PDF:

  1. Con la base de datos abierta, haga clic en el informe que desea exportar. Todos los objetos de la base de datos se encuentran en el panel de navegación.
  2. Haga clic en la ficha Datos externos de la cinta y aparecerá el grupo de botones Exportar.
  3. Aparece el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS.
  4. Busque la carpeta en la que desea almacenar el archivo y escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.
  5. El informe se guarda como PDF en la carpeta y con el nombre de archivo especificado.

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