Cómo exportar datos de Excel

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Por Stephen L. Nelson, E. C. Nelson

Su primer paso al tomar datos de Excel de una de estas fuentes externas, asumiendo que desea importarlos más tarde, es utilizar primero el otro programa de aplicación, como un programa de contabilidad, para exportar los datos a analizar a un archivo.

Existen dos enfoques básicos disponibles para exportar datos desde otra aplicación: la exportación directa y la exportación a un fichero de texto.

Exportación directa

La exportación directa está disponible en muchos programas de contabilidad porque a los contables les encanta usar Excel para analizar datos. Por ejemplo, el programa de contabilidad para pequeñas empresas más popular del mundo es QuickBooks de Intuit. Cuando se produce un informe contable en QuickBooks, la ventana del documento del informe incluye un botón denominado Excel o Exportar. Haga clic en este botón y QuickBooks mostrará el cuadro de diálogo Enviar informe a Excel.

La ventana de diálogo Enviar informe a Excel proporciona botones de selección con los que puede indicar si desea enviar el informe a un fichero de valores separados por comas, a una nueva hoja de cálculo de Excel o a una hoja de cálculo de Excel existente.

Para enviar (exportar) el informe a una hoja de cálculo de Excel existente, debe identificar ese libro de trabajo introduciendo el nombre de ruta del libro de trabajo y el nombre de archivo en el cuadro de texto proporcionado. O bien, haga clic en el botón Examinar y utilice el cuadro de diálogo Abrir archivo de Microsoft Excel que aparece (no se muestra) para identificar la carpeta y el archivo del libro de trabajo.

El cuadro de diálogo Exportar informe también incluye un botón Avanzado. Haga clic en este botón y QuickBooks mostrará el cuadro de diálogo Avanzado que puede utilizar para controlar el aspecto del informe exportado. Por ejemplo, puede elegir las fuentes, los colores, el espaciado y la altura de las filas que desee. También puede activar y desactivar las características de Excel en el libro de trabajo recién creado, incluyendo Autoajustar, Líneas de cuadrícula, etc.

Puede ver cómo se ve el informe de QuickBooks después de que se haya exportado directamente a Excel.

Vale, obviamente, es posible que no quieras exportar desde QuickBooks. Puede exportar datos directamente desde un programa de base de datos como, por ejemplo, Microsoft Access.

Pero lo más importante que debe saber es que las aplicaciones que almacenan y recopilan datos a menudo ofrecen una forma cómoda de exportar información a Excel. Como era de esperar, algunos programas de aplicación funcionan de manera diferente, pero por lo general, el proceso es poco más que hacer clic en un botón llamado Excel o elegir un comando llamado Exportar o Exportar a Excel.

Por lo tanto, al exportar datos de algún otro programa, su primer paso es hacer un poco de investigación para ver si hay una manera de exportar fácil y automáticamente los datos a Excel. Esta investigación no debería llevar mucho tiempo si utiliza el sistema de ayuda en línea.

Las versiones de Microsoft Access hasta e incluyendo Access 2003 incluyen un comando Exportar en el menú Archivo, y Access 2007 y versiones posteriores incluyen un comando Exportar en su menú Microsoft Office. Seleccione el comando Exportar para exportar una tabla, informe o consulta de Access a Excel. Simplemente elija el comando apropiado y luego utilice el cuadro de diálogo que muestra Access para especificar dónde debe colocarse la información exportada.

Exportar a un archivo de texto

Cuando necesite exportar datos primero a un archivo de texto porque la otra aplicación no exportará automáticamente sus datos a un libro de trabajo de Excel, necesitará un poco más de esfuerzo. Afortunadamente, el proceso sigue siendo bastante sencillo.

Cuando se trabaja con aplicaciones que no crean automáticamente un libro de trabajo de Excel, sólo se crea una versión de texto de un informe que muestra los datos que se desean analizar.

El truco consiste en enviar el informe a un archivo de texto en lugar de enviarlo a una impresora. De esta manera, el informe se almacena en el disco como texto en lugar de impreso. Más tarde, Excel puede importar fácilmente estos archivos de texto.

Vea cómo funciona en términos más concretos siguiendo el proceso en QuickBooks. Suponga que realmente desea imprimir una lista de los artículos que vende. El primer paso es producir un informe que muestre esta lista. En QuickBooks, puede crear este informe seleccionando el comando apropiado en el menú Informes.

El siguiente paso es imprimir este informe en un archivo de texto. En QuickBooks, haga clic en el botón Imprimir o seleccione File→Print Reportar. Utilizando cualquiera de los dos métodos, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Imprimir informes.

Preste atención a los botones de opción Imprimir en que se muestran en la parte superior de la ficha Configuración. QuickBooks, como muchos otros programas, le ofrece la opción de imprimir su informe en una impresora o en un archivo.

Si desea importar más tarde la información del informe, debería imprimirlo en un fichero. En el caso de QuickBooks, esto significa que usted selecciona el botón de opción Archivo.

La otra cosa que usted necesita hacer – si se le da la opción – es usar un delimitador. La lista desplegable Archivo se muestra como el tipo de archivo que QuickBooks imprimirá. Sin embargo, a menudo, las aplicaciones le permiten imprimir archivos de texto delimitados.

Los archivos de texto delimitados utilizan caracteres estándar, llamados delimitadores, para separar los campos de información en el informe. Todavía puede importar un archivo de texto ASCII directo, pero importar un archivo de texto delimitado es más fácil. Por lo tanto, si su otro programa le da la opción de crear archivos de texto delimitados, hágalo. En QuickBooks, puede crear tanto archivos delimitados por comas como archivos delimitados por tabulaciones.

En QuickBooks, usted indica que desea un archivo de texto delimitado seleccionando Archivo delimitado por comas o Archivo delimitado por fichas en la lista desplegable Archivo del cuadro de diálogo Imprimir informes.

Para imprimir el informe como un archivo, simplemente haga clic en el botón Imprimir del cuadro de diálogo Imprimir informes. Normalmente, la aplicación le pide una ruta de acceso. La ruta de acceso incluye la ubicación de la unidad y de la carpeta del archivo de texto, así como el nombre del archivo. Usted proporciona esta información y, a continuación, la aplicación produce el archivo de texto.

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