Diez errores en la gestión de proyectos y cómo evitarlos

  1. Software
  2. Oficina de Microsoft
  3. Proyecto
  4. Diez errores en la gestión de proyectos y cómo evitarlos

Libro Relacionado

Proyecto 2013 Para los Explicado

Por Cynthia Snyder Stackpole

La gestión de un proyecto es difícil. El alcance, los recursos, las expectativas, los calendarios y los presupuestos cambian constantemente. Aunque Microsoft Project puede ayudarle con la mecánica de organización, planificación y seguimiento de un proyecto, no puede ayudarle a evitar todos los escollos de la gestión de proyectos. He aquí una mirada a diez de las trampas más comunes y consejos sobre cómo evitarlas.

Comenzar demasiado pequeño

Para empezar con el pie derecho en un nuevo proyecto, comience por reflexionar sobre el panorama general y trabaje sistemáticamente hasta llegar a los detalles. Usted tiene que entender el propósito, los objetivos y la importancia estratégica del proyecto antes de sumergirse en las tareas detalladas que son necesarias para completar el proyecto.

Empiece por hacer estas preguntas: ¿Debe organizarse el proyecto por entregables? Por fase? ¿Por la geografía? ¿Por tipo de tecnología? Piense en las implicaciones de organizar su proyecto de cada una de estas maneras. Una vez determinado cómo se desea organizar el proyecto, se puede iniciar el plan de la estructura del proyecto (PEP). Si decide organizarlo por fases, cada fase de su proyecto se refleja en el nivel superior del PEP; si decide que los entregables son una mejor manera de organizar el proyecto, éstos son el nivel superior. Una vez establecido su nivel superior, puede empezar a descomponer el nivel superior en paquetes de trabajo más detallados y de paquetes de trabajo en tareas.

No cubrir sus suposiciones

No se puede planear un proyecto sin algunas suposiciones. Hacer suposiciones no es un problema, pero creer que otras personas conocen – o incluso comparten – sus suposiciones es un problema.

Siempre que inicie un nuevo proyecto, cree un registro de suposiciones, ya sea en una hoja de cálculo de Excel o en una tabla de Word. Documente el supuesto, especifique la fecha límite para validarlo y añada un campo para comentarios. Es muy simple, pero asegura que todos operen bajo las mismas suposiciones.

Pegue la suposición en la sección Notas de las tareas afectadas por la suposición.

Tratar su proyecto como el único VIP (Very Important Project)

Su proyecto es importante para usted; de hecho, puede ser el aspecto más importante de su trabajo. Sin embargo, puede que no sea tan importante para todos los demás. Si usted trabaja en una organización que tiene muchos proyectos en curso, es probable que la suya no sea la prioridad número 1. Siempre que se retiren recursos de su proyecto para ayudar en otro, simplemente regrese al programa y revise su plan para completar el trabajo. Es posible que tenga que revisar la línea de base o incluso crear una nueva.

Cree que la disponibilidad es un conjunto de habilidades

Cuando se trabaja en lo más profundo del proyecto y se intenta equilibrar la disponibilidad de recursos con el trabajo que debe completarse, la estrategia más fácil es buscar el primer recurso no asignado, o subasignado, y asignar a esa persona a una tarea. El problema es que el recurso no asignado puede no tener las habilidades para hacer el trabajo. La posición de un empleado en el departamento de TI, por ejemplo, no garantiza, ni siquiera implica, que pueda construir una base de datos o diseñar un sistema. Identificar las habilidades necesarias para completar el trabajo, e identificar los conjuntos de habilidades de los recursos disponibles. Es posible que incluso tenga que identificar los niveles de destreza, como el nivel inicial, el nivel medio y el de experto.

Suscribirse al mito de los recursos ilimitados

Si no calcula el esfuerzo y la duración de cada tarea, corre el riesgo de asignar demasiado trabajo a un solo recurso. En la mayoría de los casos, los recursos no se dedican a proyectos de tiempo completo. Muchos recursos trabajan en una organización matricial; trabajan en múltiples proyectos, o hacen trabajo de proyecto.

Si no determina cuánto tiempo deben gastar los recursos en el proyecto y nivela el trabajo en consecuencia, se enfrenta a una sorpresa desagradable cuando el proyecto se retrasa porque sus recursos no están dedicados al 100 por ciento o porque los ha asignado en exceso.

Confiar en estimaciones poco realistas

Como gerente de proyecto, usted confía en que los miembros del equipo le proporcionarán estimaciones precisas de los costos y la duración de su trabajo. Después de todo, no se puede ser un experto en cada campo. Sin embargo, debido a que usted todavía tiene que rendir cuentas por el cronograma y presupuesto que desarrolla, usted debe entender cómo se desarrollaron los estimados y luego verificar el método de estimación apropiado.

En la sección de Notas, documente las bases de las estimaciones y los supuestos utilizados para desarrollar una estimación que ayude a hacer un seguimiento de las variables asociadas con la estimación.

Olvídate de prepararte para la Ley de Murphy.

Un gerente de proyecto tiene una actitud de»sí se puede». Sin embargo, estar en el negocio de resolver problemas y entregar resultados no significa que usted pueda permitirse el lujo de ser ciegamente optimista acerca de los proyectos. El cumplimiento de los plazos y del presupuesto depende en parte del establecimiento de una reserva para imprevistos tanto para el calendario como para el presupuesto. Se puede establecer una reserva para tareas individuales que son intrínsecamente arriesgadas y fijar una reserva global para el proyecto. Para proyectos más sencillos, una reserva del 10 por ciento es suficiente. Para tecnología de punta, es posible que necesite una reserva del 50 por ciento o más.

Sucumbe a la locura del encuentro

El principal impedimento para completar las tareas es, sin duda, La Reunión. Puede que recuerde días de trabajo en los que se apresuraba de una reunión a otra, sólo para llegar al final del día y darse cuenta de que no completó ninguno de sus propios trabajos. Probablemente no necesitabas asistir a todos ellos – o que si al menos se hubieran ejecutado de manera más efectiva, podrían haber concluido en la mitad del tiempo.

¡Detengan la locura de la reunión! Programe reuniones – incluso reuniones semanales – sólo cuando sea necesario. Experimente celebrando reuniones de equipo cada dos semanas o llevando a cabo reuniones individuales con miembros individuales del equipo.

Si un tema específico en la agenda requiere la opinión de una parte interesada, invite a esa persona a asistir sólo a esa parte de la reunión y luego se le excusará para que regrese al trabajo.

Olvida que es sólo un modelo.

Después de que sepa cómo crear un programa efectivo usando Project, no confunda el programa con la realidad. El calendario es simplemente un modelo de la realidad, dada la información disponible en ese momento. La información, las suposiciones, las estimaciones y los recursos, todos los cambios, los riesgos y los problemas están siempre presentes y, por supuesto, el alcance del proyecto cambia. Por lo tanto, tan pronto como la línea de base del proyecto, es probable que esté desactualizada.

Haga todo lo posible, por supuesto, para actualizar el modelo con la información más reciente, pero recuerde que la simple programación de un evento no garantiza que se producirá.

Confiar en los milagros

Si no puede averiguar cómo cumplir con una fecha límite, dados los recursos y la información que ingresa en el Proyecto, es poco probable que cumpla con esa fecha límite. De hecho, Project puede ayudarle a comunicar los problemas inherentes a una fecha de entrega agresiva. Puede mostrar a las partes interesadas el cronograma y pedirles que le ayuden a determinar cómo acelerar la realización de las tareas. En algunos casos, las partes interesadas pueden proporcionar información relevante que le ayude a terminar antes; en otros casos, sin embargo, quieren que el proyecto se realice en una fecha específica, pero no hay una manera razonable de cumplir con la fecha de vencimiento.

Cuando se enfrente a una fecha límite poco realista, hágalo lo mejor que pueda. Sin embargo, si la fecha límite es simplemente imposible, reconozca que lo es. Puede utilizar Proyecto para buscar enfoques alternativos para lograr los resultados del proyecto, aunque no puede utilizarlo para reducir el tiempo.

ADD YOUR COMMENT